De engste feedback

Ik heb vorige week een van de engste dingen ooit gedaan. Ik heb mijn boek gepubliceerd. Ik heb gezegd, ja het is klaar voor de rest van de wereld om te lezen. En dat is eng!

De reden dat het eng is heeft te maken met feedback. Sinds ik feedback trainingen geef ben ik mij logischerwijs veel bewuster van feedback en het effect dat het op mij heeft. Wat blijkt, het uitgeven van een boek heeft heel veel te maken met feedback. Je wil dat mensen je boek lezen en er iets van vinden. Anders kan je het beter in de la laten liggen. Tegelijkertijd wil je natuurlijk het liefste dat mensen het leuk en inspirerend vinden. Dat ze er iets van leren en tegen anderen vertellen dat ze het ook moeten lezen.

Ik weet dat er mensen zijn die het boek met plezier zullen lezen en die dat aan anderen, en hopelijk ook aan mij, gaan vertellen. Maar ik weet ook dat er mensen gaan zijn die het niet interessant of goed genoeg zullen vinden en dat gaan zeggen. In mijn hoofd weet ik dat dit ok is. Niet iedereen vind hetzelfde leuk, en het is niet mogelijk om het iedereen naar de zin te maken. Toch is dat niet het enige dat het eng maakt.

Ik ben denk ik het bangste dat ik geen feedback krijg. Want linksom of rechtsom, als mensen de moeite nemen om iets te zeggen over mijn boek, positief of negatief, dan heb ik ze geraakt en ik kan er iets van leren. En daar draait het om. En als je er zo naar kijkt is feedback altijd goed.

Dus kom maar op met die feedback!

(Om feedback te kunnen geven moet je het natuurlijk wel eerst lezen ;-). Het boek is bij mij te koop of hier te bestellen)

facebooktwitterlinkedin

Italiaans organiseren

Van Italië gaan mijn vingers als procesmanager jeuken. Op de een of andere manier is de functiescheiding in Italië doorgeschoten naar een organisatievorm met te veel mensen die heel druk doen, maar het niet zijn.

Ik was het eigenlijk een beetje vergeten maar op het vliegveld in Rome kwam het direct weer terug. Er was een balie van de busmaatschappij met daarin een meisje dat op de vraag of we een kaartje konden kopen met een snel handgebaar naar buiten wees en zei dat we dat buiten moesten doen. Gelukkig kwam er net een bus aanrijden dus gingen we in de rij staan om in te stappen en een kaartje te kopen. Not….. Nee de buschauffeur rijd de bus dus die ging verderop staan wachten tot een jongen in de rij kaartjes verkocht en gecontroleerd had. Daarna riep hij de bus en mochten we instappen.

Het apart verkopen en dienst verlenen lijkt diep ingebakken in de Italiaanse werkwijze. Ook bij iets simpels als het kopen van een ijsje moet je vaak eerst betalen waarna je een bonnetje krijgt waarmee je het ijsje mag halen. Op zich zou dat helemaal niet slecht zijn, als het sneller of beter ging door deze manier van organiseren. Maar daar heb ik geen bewijs van gezien. Het ijs is heerlijk, maar zou dat ook zijn als degene die het schept ook degene zou zijn aan wie ik het betaal.

Eerlijk gezegd, dat ik het niet zie wil natuurlijk niet zeggen dat het echt niet sneller gaat. MacDonalds is overgestapt naar een vergelijkbaar systeem en zij meten de resultaten in snelheid van het helpen van de klant met een computersysteem. Het is bij de Mac significant sneller maar of ik daar als klant nu echt blijer van wordt. Ik moet nu twee keer wachten, en dat lijkt langzamer.

Zoals ik al zei, mijn vingers gaan er van jeuken. Je ziet het terug op meerdere plekken en in mijn ogen zijn er vaak veel meer medewerkers aanwezig dan nodig. Het zal vast voortkomen uit cultuur en de overlevering. Mogelijk kon niet iedereen rekenen. Misschien waren vroeger de jongste bediendes wel zo jong (lees kind) dat het nodig was om die taak elders te leggen. Of zou het met vertrouwen te maken hebben?

Als er iemand is die het weet…….DSCN1082

facebooktwitterlinkedin

Knippen langs het onzinnige stippellijntje

20160215_134843Ik knipte net een pak polenta open. En keek pas daarna op het pak. Wat bleek, ik had langs het lijntje moeten knippen. Wie verzint dat? Een exact stippellijntje voor iets dat ook heel prima werkt als je het iets hoger of lager afknipt. Wat zegt dat over de makers van deze verpakking? En wat zegt mijn irritatie over dit stippellijntje over mij?

De automatische opstandigheid die ik voel als ik een onzinnig stippellijntje voorgeschoteld krijg is groot. Het is een regel die nergens op slaat. En waarvoor? Zouden er mensen zijn die zonder stippellijntje niet zouden weten hoe ze een pak polenta moeten openknippen? Zijn er ooit klachten binnengekomen van mensen die verkeerd geknipt hebben? Een pak polenta over de vloer is geen aanrader maar ik kan mij niet voorstellen dat je dat voor elkaar krijgt als je een schaar gebruikt.

Het is de overbodigheid die me de das om doet. Instructies moeten nodig en nuttig zijn. Anders is het alleen maar ballast. Onzinnige instructies en regels beperken zich helaas niet tot verpakkingen. Er zijn stapels regels, waarschuwingen en instructies die hier aan meedoen. Zowel op producten als in organisaties. Vaak ingegeven door angst voor klachten of fouten. Ze doen niets voor de kwaliteit van het product, maar er is wel tijd en energie aan besteed. Tijd en energie die ook besteed had kunnen worden aan echte problemen of echte oplossingen.

De polenta was wel lekker, want ondanks dat het geen 15 minuten kostte (lees mijn vorige blog “oneigenlijke efficiëntie in de keuken”) zijn de recepten van Jamie erg lekker!

20160215_183140

facebooktwitterlinkedin

Oneigenlijke efficiëntie in de keuken

849_1_1420713376

Wij waren laatst bij vrienden en zij hadden het 15 minuten kookboek van onze Engelse vriend Jamie Oliver. Een leuk kookboek dat tot mijn grote vreugde ook mijn man des huizes inspireerde. Je raad het al, de al uitgebreide verzameling kookboeken is afgelopen week aangevuld met een nieuw exemplaar.

Best handig, in 15 minuten een gezond gerecht op tafel zetten en er zitten echt leuke recepten bij. Toch heb ik wel een bezwaar. De efficiëntie die je in de keuken wint verlies je voor een deel in voorraadbeheersing en winkeltijd. Jamie maakt namelijk gebruik veel verschillende ingrediënten. Hij kiest voor een combinatie van verschillende groenten en hij gebruikt verse kruiden. Hij voegt losse sausjes toe en zorgt voor een knapperig element door een handje chips, croutons of iets anders lekkers toe te voegen. Een ander heel positief punt is dat hij veel groente gebruikt en in gehaktrecepten het vlees vaak voor een deel vervangt met peulvruchten zoals linzen of bonen. En dat is lekker, gezond en handig als je wat minder vlees wilt eten.

Het nadeel is, de rek moet ergens vandaan komen. Als je snel wil koken moet je investeren in de rest van het proces. Je bent in de voorbereiding van het koken dus extra tijd kwijt. Eerst zoeken of je de ingrediënten misschien in huis hebt. Daarna moet je in de winkel veel verschillende dingen zoeken en voor je gaat koken moet je van alles eerst klaarzetten voordat de klok begint te lopen.

En de volgende dag heb je een halve krop sla, een kwart komkommer, een paar tomaten, een halve rode peper, wat kruiden en een half blik van het een of het ander over. En daar moet je dan de iets anders mee verzinnen. Gelukkig ben ik dol op receptloos koken met restjes  :-). En het gaat nog sneller ook omdat ik niet hoef te lezen en een paar handige tips heb gekregen van Jamie.

15 minuten rijst met groenten (van Jamie) (zie voor het hele recept http://tinyurl.com/z6k4spg )

Bijgerecht voor 4 personen

Ingrediënten:

1 mok snelkook(zilvervlies)rijst
5 kardemonpeulen
200 gram sperziebonen
200 gram diepvriesdoperwten

Doe 1 mok rijst, twee mokken kokend water en de kardemonpeulen in een braadpan. Dop en snijd de boontjes doormidden en doe die erbij. Doe de deksel op de pan en laat dit ongeveer 10 minuten koken. Haal het deksel van de pan en doe de doperwten erbij en roer alles goed door elkaar. Laat het nog een paar minuten op het vuur staan. Proef om te zie of alles warm en gaar is.

facebooktwitterlinkedin

De beelddenker

denker

Ik ben een beelddenker, tenminste dat denk ik. Het is onmogelijk om een goed beeld te krijgen over hoe anderen denken, je kan immers niet in hun hoofd kijken. Maar als ik aan het woord beelddenker denk, dan zie ik dat beeld van de denker, dus het zal wel kloppen, denk ik zo.

Alle baby’s zijn beelddenker. Zo rond je zesde, wanneer je al aardig praat en begint met lezen, verandert dat. De manier waarop je denkt wordt omgezet naar taaldenken. Tenminste, dat schijnt bij de meeste mensen te gebeuren. +-30 % van de mensen maakt die overstap niet, zij blijven beelddenkers. En dat is soms best lastig want ons onderwijssysteem is daar niet op ingericht en ook in het dagelijks werk is lineair denken meestal de norm.

Maar gelukkig zijn er ook voordelen. Zo gaat beelddenken snel en kunnen beelddenkers situaties en informatie goed als geheel overzien en analyseren. En dat is best handig hoor. Doordat beelddenken associatief is “zie” je meer of andere verbanden. Ook hebben beelddenkers de neiging gebruik te maken van analogieën J .Om je een idee te geven; het lijkt een beetje op een rondje surfen op het web waarbij je steeds doorzoekt op alles wat je tegenkomt. Zo kan je in een paar stappen van het zoeken van informatie over het recept voor mayonaise uitkomen bij de nepgroenten die er in China in de etalage van restaurants staat. Niet altijd efficiënt natuurlijk. Maar wel leuk.

Minder handig is dat het soms moeilijk is om het beeld dat ik heb goed te vertalen naar woorden. Ook is het soms lastig dat je iets vaak ook pas echt kan uitleggen of uitvoeren als het beeld volledig is. Gelukkig zijn daar trucjes voor. Gewoon even tekenen en alles dat in je hoofd zit een A3tje zetten scheelt al een heleboel.

mindmap

facebooktwitterlinkedin

Bouwen

Op het braakliggende stuk grond voor mijn kantoor wordt gebouwd. Ongeveer een maand geleden was het nog een onkruidveldje waar niets gebeurde. Nu is het een grote zandbak en een komen en gaan van apparaten en mensen. En niet alleen van de mensen die aan het werk zijn. Er komen ook mensen kijken naar het werk. Opvallend is dat dat vooral hele kleine en hele grote mannen zijn. Om precies te zijn, jochies en bejaarde mannen. Zeker als er weer een spectaculair apparaat staat kan je hier de observant observeren.

Maar ze hebben gelijk. Het bouwproces is mooi, helder en duidelijk. Je begint met een veldje van niks, en in een ruim half jaar verrijzen er 30 woningen. En om al vanaf het begin goed duidelijk te maken wat ze aan het maken zijn zetten ze er een mooi bord met een tekening van het eindresultaat bij.

De verandering speelt zich af voor je ogen en elke dag zie je een stukje voortgang. Er zijn nu alleen nog maar bergen zand, maar ik weet wat het verschil is met vorige week en volgende week zal ik het verschil met vandaag zien.

Hoe anders is dat wanneer je geen huis maar software bouwt. Dan is vaak alleen voor de programmeurs en de projectleider duidelijk wat er precies gebeurd en wat er al gebouwd is. En vaak is het plaatje van hoe het er uiteindelijk gaat uitzien ook niet zo heel duidelijk. Als gebruiker of klant kan je je daardoor vaak nog helemaal geen voorstelling maken van wat er gaat komen en het is al helemaal niet in te schatten hoe moeilijk of gemakkelijk het is om dat te maken, laat staan hoe veel tijd het kost om dat te doen.

Het zou toch mooi zijn als er een manier is om ook voor software duidelijker te laten zien wat er gemaakt wordt en hoe het met de voortgang staat. Voor mij is het in ieder geval een stuk beter te verteren dat al die mooie machines een hoop lawaai maken als ik de voortgang met mijn eigen ogen kan zien.

20150522_094616

facebooktwitterlinkedin

Oude wijn in nieuwe zakken

Ik heb een oud kookboekje. Het jaartal staat er niet in maar ik gok dat het ergens begin jaren ‘60 van de vorige eeuw is uitgegeven. Ik kocht het om de naam. Het is namelijk het Marion Kookboek! Er staan maar liefst 529 recepten in op slechts 126 A5 pagina’s. Even voor je beeld, tegenwoordig is het al heel wat als een recept op één pagina past en vaak zit er dan ook nog een paginagrote foto bij. Een kookboek met 529 recepten zou tegenwoordig amper nog te tillen zijn.

Als je het zo bekijkt zijn nieuwerwetse kookboeken geen verbetering. Meer pagina’s, en foto’s waarop de gerechten er lekker uitzien maar die wanneer je ze ook daadwerkelijk gemaakt hebt vooral duidelijk maken dat je niet half zo mooi kan koken als de schrijver van het boek. Toch, als je goed kijkt is het koken uit een kookboek met duidelijke en uitgebreide recepten wel een stuk gemakkelijker. Het is toch een stuk gebruikersvriendelijker om het hele gerecht in een keer uit te leggen in plaats van zoals in mijn oude Marion kookboek in het hele boek door verwijzingen te maken naar vergelijkbare bereidingswijzen. Daarnaast wordt er vaak ook nog een stuk meer achtergrondinformatie gegeven en kun je zien hoe het er ongeveer uit moet gaan zien.

Toch, voor veel kookboeken geldt dat als je een moderne versie van een gerecht van vroeger gaat koken, het resultaat vergelijkbaar wordt met dat wat je oma gemaakt zou hebben. Ondanks dat het kookboek gemakkelijker in gebruik is en er anders uitziet, is het recept zelf namelijk niet veranderd. En dat is prima. Het is leuk om klassieke gerechten te maken en om nostalgisch terug te kijken op de gevulde eieren van je oma.

Jammer genoeg doen we dit niet alleen met kookboeken en recepten. Ook wanneer we bijvoorbeeld nieuwe software aanschaffen hebben we de neiging om het recept niet aan te passen. We richten het nieuwe systeem precies zo in dat het hetzelfde doet als het oude. We veranderen het proces niet, we gebruiken alleen een ander, flitsender, hulpmiddel. Het moet natuurlijk wel een beetje blijven lijken op wat we gewend zijn! En dat is jammer, want welk hulpmiddel je ook gebruikt, het proces is de basis voor het resultaat. Niet de software of je kookboek. En als je dus niet kijkt naar hoe je het proces zo goed mogelijk inricht blijf je hetzelfde resultaat krijgen en dan wordt het resultaat niet beter, sneller en lekkerder. Oude wijn in nieuwe zakken zou mijn oma zeggen.

CAM01473 CAM01478

facebooktwitterlinkedin

PDCA v.s. CAKE

Als ik een cake bak dan doe ik meestal maar wat. Dat zou ik eigenlijk niet moeten doen want bakken is een precies werkje dat je eigenlijk goed moet plannen. Je moet je ingrediënten wegen, op kamertemperatuur laten komen, de oven voorverwarmen en voor het beste resultaat de ingrediënten in een bepaalde volgorde verwerken. Ik doe dat niet. Ik klop eerst het ei, mik daarna de koude boter erbij waardoor de boel gegarandeerd in de schift raakt om er vervolgens uit de losse pols meel bij te gooien tot het weer uit de schift komt. En gek genoeg, als ik de oven maar niet te heet zet, komt er dan meestal toch een prima cake uit. Ok, eerlijk is eerlijk, ik check als hij in de oven staat wel of de cake goed rijst en niet te snel donker wordt. Als dat gebeurd pas ik de temperatuur van de oven aan en als het echt niet goed gaat plan ik het voornemen om me de volgende keer toch echt aan het recept te houden.

Plan-do-check-act, de Demingcirkel, een belangrijke tool in managementland. En terecht, want met behulp van de Demingcirkel kan je continue verbeteren.

Tenminste, als je meetinstrumenten goed werken. Als je weet hoe je gaat bepalen of je acties tot het juiste resultaat hebben geleid. En daar zit vaak het probleem. Hoe meet je cultuurverandering of persoonlijke ontwikkeling. Als je je in allerlei vormen moet persen of heel veel tijd moet investeren om je doel SMART en meetbaar te maken (zie ook “Doelen met Smaak”) dan is het ook een optie om niet te meten of het gelukt is. Zeker als je eigenlijk geen meetbare werkelijkheid van de huidige situatie kan maken. Dan is de kans groot dat tegen de tijd dat je weer bij het meten bent aangekomen, je ook dan niets kan meten of verkeerd meet. Zijn dan alle maatregelen die je genomen hebt voor niets geweest. Is er dan niet(s) verbeterd? Misschien wel, en misschien niet. En de grap is, zelfs zonder te meten weet je het antwoord meestal wel.

Ik kan, ondanks dat ik maar wat doe, toch een lekkere cake maken doordat ik ervaring heb met bakken. Die ervaring zorgt er voor dat ik aan het beslag kan zien, horen en voelen dat het goed is. Ook laat ik altijd de deur van de keuken open staan als ik bak. Hoewel het zeker geen exacte wetenschap is kan ik ruiken hoe het met de cake gaat, of hij al bijna gaar is of juist iets te zwart wordt.

Waarom kan dat thuis wel als je een cake bakt. Niet exact meten, maar je zintuigen en ervaring inzetten om te bepalen of iets wel of niet het gewenste effect heeft. Om te kijken of je doel al gehaald is of dat je moet bijsturen en nieuwe plannen moet maken? En waarom kan dat in een organisatie dan niet? Er lopen in organisaties stapels mensen rond. Die allemaal ogen en oren hebben. Die op basis van ervaring en intuïtie weten hoe het ervoor staat. Maak gebruik van die mensen, vertrouw op hun oordeel. Grote kans dat je daarmee bijna net zulke goede informatie krijgt als met een uitgebreid meetprogramma. En wees niet bang om geen perfecte cake te bakken, de meeste mensen kunnen het verschil toch niet proeven.

pdca1

facebooktwitterlinkedin

De werkinstructie-nerd en de printer

Wij zijn laatst van kantoor verhuisd. Op zich niet zo heel spannend. Een paar kastjes in elkaar zetten en als werkinstructie-nerd je best doen om onduidelijkheden of fouten te spotten in de handleiding van ons favoriete Zweedse woonwarenhuis. Zo zit je na een paar dagen prinsesheerlijk in je mooie nieuwe kantoor.

Tot je wil printen…

Gek genoeg gaat dat de eerste keer meestal soepel en goed. Na 20 minuutjes draait alles. Handig hoor, een printer met Wi-Fi. Tot je iets wil veranderen, of, zoals in mijn geval, wil beveiligen. We maken namelijk gebruik van een Wi-Fi-netwerk dat gedeeld wordt met nog meer ondernemers. En je wilt voorkomen dat mensen per ongeluk op jouw printer gaan printen.

De computer-nerds onder jullie denken nu vast, dat doe je door instelling X en naamwijziging Y te mengen met protocolletje Z. Maar dat is net zoiets als zeggen dat het maken van custard (vla) heel gemakkelijk is, om vervolgens alleen de verhouding melk, suiker en ei te geven. Wanneer je al weet hoe het moet, dan is dat voldoende informatie. Maar anders komt daar echt geen vla uit! Daarom beschrijf ik een recept met plaatjes en duidelijke opdrachten en doet het Zweedse woonwarenhuis dat ook voor hun werkinstructies.

Vergelijk dat met de handleiding van de printer. Die is 160 pagina’s leeswerk (!) met daarin diverse verwijzingen naar de website, waar je nog méér informatie kan vinden. Daar wordt deze werkinstructie-nerd niet blij van. Toch jammer dat het alleen gemakkelijk is zolang je het minimale wil doen, maar dat je, zodra je iets meer wilt, je eigenlijk veel meer moet weten. Iedereen kan vla op tafel zetten, zolang ze maar naar de supermarkt kunnen om een pak te halen. Maar als dat niet kon, zou er heel wat minder vla gegeten worden.

Maar die keuze heb ik niet. Ik moet de beveiliging op orde krijgen en ben nog niet zo ver dat ik iemand anders ga inhuren om dat voor mij te doen. Dan maar Google. Zoekopdracht: “hoe beveilig je een printer?” Eerste artikeltje, eerste paragraaf: “Als je problemen wilt voorkomen, hang de printer dan niet in het netwerk, maar gebruik gewoon een kabeltje naar de computer.” Hoe old-school! Een kabeltje heb ik vast nog wel ergens liggen. Opgelost!

ikea

facebooktwitterlinkedin

Informatiemanagement…? Of toch managementinformatie?

Facebook en Google weten alles van ons. Als ik google naar een keukenmachine, krijg ik nog weken lang reclame voor keukenmachines op Facebook. Om dit mogelijk te maken worden er een heleboel gegevens over mij en mijn gedrag op internet bewaart. Vroeger, toen het opslaan van data nog duur was, was dit geen optie. Maar tegenwoordig kun je voor weinig geld heel veel opslaan. Een Macintosh (Apple) had in 1990 een opslagcapaciteit van 4 MB en als je een IBM homecomputer kocht kreeg je er 1 MB opslag in. Als je nu een nieuwe laptop koopt, wil je er eigenlijk wel eentje met een terabyte geheugen. Ter vergelijking, 1 terabyte is 1.000.000 megabyte.

Dat klinkt als een onbeperkte opslagmogelijkheid voor verhoudingsgewijs weinig geld. En dan is het verleidelijk om alles op te slaan en te meten. Wie weet waarvoor je die gegevens nog eens kan gebruiken en welke informatie daar allemaal uit te halen is? Dat is net zoiets als een heel warenhuis aan ingrediënten in je eigen kelder. Het lijkt me heerlijk als ik alles wat ik maar kan bedenken, direct tot mijn beschikking zou hebben als ik ga koken. Of toch niet…? Ik zou wel in de gaten moeten houden wanneer ingrediënten bedorven raken en wanneer ze dus aangevuld moeten worden. En voor veel dingen zou ook ik niet weten hoe ik ze moet gebruiken, dus daar moet ik dan wel recepten bij gaan zoeken. Zelfs als ik een onbeperkt grote kelder had zou ik dat niet allemaal willen managen. Het zou veel te veel tijd kosten. Dan heb ik liever een kelder met daarin de ingrediënten die ik regelmatig gebruik.

Het managen van gegevens en informatie, de kelder met ingrediënten, heet informatiemanagement. Informatiemanagement wordt vaak gezien als iets van de IT-afdeling. Zij beheren de databases en zorgen er voor dat informatie uit de systemen beschikbaar komt als deze nodig is. Ze maken rapporten, geven overzichten en controleren of de informatie in de verschillende systemen wel hetzelfde is. Zij beheren dus de kelder met ingrediënten. En doordat IT de kelder beheert komt het heel vaak voor, dat zij ook bepalen wat er in de kelder staat, welke gegevens bewaart worden en – uiteindelijk – welke informatie er uit komt.

En dit terwijl zij niet degenen zijn die de recepten maken, het gerecht koken of het proces besturen. Dat doen het management en de medewerkers. Die weten waar de organisatie naartoe gaat en welke informatie nodig is om het werk uit te voeren. Zij weten dus welke informatie er nodig is om het te managen, oftewel welke managementinformatie er nodig is. Het draait immers om de informatie die ook echt gebruikt wordt om het werk goed te laten lopen en de organisatie te besturen. IT zal dus de gegevens moeten verzamelen en bewaren die ook echt nodig zijn voor de organisatie, en ze moeten dus aan de organisatie vragen welke informatie zij nodig heeft. Want het is niet nuttig om dingen in de kelder op te slaan die je toch nooit gebruikt. Want al is opslag goedkoop geworden, het bewaren én beheren van onnodige gegevens blijft weggegooid geld!

Macintosh_classic

facebooktwitterlinkedin