Schaap of aap?

20151206_212711 (1)

 

Toen ik over deze You-tube video “Jij bent een schaap” van Jef Staes struikelde heb ik meteen het boek “Mijn manager is een held” gekocht. Zijn visie op informatie en dat wat deze informatie met onze maatschappij en organisaties doet is een blik in de toekomst. Daarnaast is hij heel grappig, dus als je een half uurtje over hebt of eens iets wil kijken dat nuttiger is dan je dagelijkse comedy moet je daar even tijd voor maken.

Ik word er in ieder geval blij van. In “Mijn manager is een held” sluit Jef eerst aan op het eerste boek “Mijn organisatie is een jungle”. Hij legt uit wat er is veranderd in de laatste paar jaar. Hoe de toegang tot alle informatie van de wereld er voor heeft gezorgd dat de organisaties van vroeger niet meer voldoen. Hij beschrijft hoe de oude 2D organisaties het afleggen en hoe je een 3D organisatie inricht die gericht is op innovatie. Hij gebruikt beeldende taal en analogieën waardoor het gemakkelijk leest.

Deel twee gaat over leren. Hoe leer je? Hoe werken je hersenen als je leert? Hoe werkt leren in dit 3D tijdperk. En natuurlijk, hoe zorg je er voor dat mensen willen leren en daarna echt iets met het geleerde kunnen.

In deel drie van het boek wordt Jeffs Law geïntroduceerd. Deze wet, uitgewerkt op de manier van een natuurkundige vergelijkingen, geeft weer hoe je met behulp van verschillende rollen in een organisatie van marktverandering en trends naar innovatie komt.

Leiden, leren en innoveren in een snel veranderende wereld waarin alle mogelijke informatie voor iedereen met een internetverbinding beschikbaar is. Passie en talent. De juiste mensen op de juiste plek en tijd, dat is waar het om volgens Jef om draait. Ik zeg dus lezen. Misschien dat het makkelijker is om eerst “Mijn organisatie is een jungle” te lezen maar het kan ook prima in de verkeerde volgorde. Ik ben in ieder geval nog niet uitgeleerd op dit onderwerp maar op dit moment stiekem meer geïnteresseerd in zijn laatste boek ”Ik was een schaap”.

facebooktwitterlinkedin

Een goed begin is het halve zoekwerk

Ik sprak laatst met een slim mens over projectmanagement, bedrijfsvoering en trainingen ontwikkelen en verkopen. Hij zei dat ik duidelijk moet maken wat de opbrengst van een training is, zelfs wanneer het om iets gaat dat zo “zacht” als een project kick-off training, communicatietraining of teamvorming gaat.

Als voorbeeld gaf hij de mogelijkheid om de “zoek en vindtijd” te verminderen met training en afspraken over de communicatie en de vastlegging van informatie. Als je kijkt naar je werkdag, hoeveel tijd ben je dan kwijt aan het zoeken van de juiste informatie? Hoeveel tijd zit je met je neus in je E-mail, je projectdossier, notulen en een gezamenlijke afdelingsmap om na te kunnen lezen hoe die ene afspraak ook al weer was? Zijn insteek is dat dit 20 procent van je tijd is. Dat is veel! (Als je denkt dat dit meer of minder is, ik hoor het graag!)

De informatie waar je naar zoekt is vaak verspreid over verschillende plaatsen waardoor het zoeken een vorm van multitasken wordt. En ondanks de volkswijsheid dat vrouwen wel meer dan een ding tegelijkertijd kunnen, multitasken is lastig en vermoeiend voor iedereen. Dit komt omdat je geen meerdere dingen tegelijkertijd doet maar eigenlijk de hele tijd wisselt tussen meerdere taken. Dat is als drie tv programma’s tegelijkertijd kijken door de hele tijd tussen de programma’s heen en weer te zappen. Doodvermoeiend en je hebt uiteindelijk gewoon het meeste gemist.

En dat is jammer. Vooral omdat het voor een groot gedeelte te voorkomen is.

Als je maar goed van te voren bedenkt hoe je een project inricht, hoe de communicatie gaat lopen en als je hier samen duidelijke afspraken over maakt. Waar sla je (project)informatie op. Wanneer communiceer je met behulp van E-mail, telefoon of face-to-face. Heb jee een gezamenlijke issuelist die iedereen kan bijwerken of is en een iemand die dit bijhoud? Wanneer en op welke manier escaleer je? (Nee, een Cc bom naar alle projectleden en managers is geen escalatie!!!!)

Goed communiceren, eigenlijk is het toch weer net als koken. Als je van te voren weet wat je nodig hebt en hoe je het gaat maken, is het allemaal niet zo moeilijk. Het wordt pas gedoe en gehaast wanneer je tijdens het koken nog naar van alles en nog wat moet gaan zoeken. Dan zijn voor je het weet de aardappels aangebrand terwijl de rest nog niet eens in een pan zit.

pan aardappel gebakken

facebooktwitterlinkedin

Bouwen

Op het braakliggende stuk grond voor mijn kantoor wordt gebouwd. Ongeveer een maand geleden was het nog een onkruidveldje waar niets gebeurde. Nu is het een grote zandbak en een komen en gaan van apparaten en mensen. En niet alleen van de mensen die aan het werk zijn. Er komen ook mensen kijken naar het werk. Opvallend is dat dat vooral hele kleine en hele grote mannen zijn. Om precies te zijn, jochies en bejaarde mannen. Zeker als er weer een spectaculair apparaat staat kan je hier de observant observeren.

Maar ze hebben gelijk. Het bouwproces is mooi, helder en duidelijk. Je begint met een veldje van niks, en in een ruim half jaar verrijzen er 30 woningen. En om al vanaf het begin goed duidelijk te maken wat ze aan het maken zijn zetten ze er een mooi bord met een tekening van het eindresultaat bij.

De verandering speelt zich af voor je ogen en elke dag zie je een stukje voortgang. Er zijn nu alleen nog maar bergen zand, maar ik weet wat het verschil is met vorige week en volgende week zal ik het verschil met vandaag zien.

Hoe anders is dat wanneer je geen huis maar software bouwt. Dan is vaak alleen voor de programmeurs en de projectleider duidelijk wat er precies gebeurd en wat er al gebouwd is. En vaak is het plaatje van hoe het er uiteindelijk gaat uitzien ook niet zo heel duidelijk. Als gebruiker of klant kan je je daardoor vaak nog helemaal geen voorstelling maken van wat er gaat komen en het is al helemaal niet in te schatten hoe moeilijk of gemakkelijk het is om dat te maken, laat staan hoe veel tijd het kost om dat te doen.

Het zou toch mooi zijn als er een manier is om ook voor software duidelijker te laten zien wat er gemaakt wordt en hoe het met de voortgang staat. Voor mij is het in ieder geval een stuk beter te verteren dat al die mooie machines een hoop lawaai maken als ik de voortgang met mijn eigen ogen kan zien.

20150522_094616

facebooktwitterlinkedin

EvaluLeren

Volgens Wikipedia is evalueren het verzamelen, interpreteren en presenteren van informatie teneinde de waarde van een resultaat of proces te bepalen.” Ook de meeste woordenboeken geven terugblikken, nabespreken en achteraf de waarde bepalen als definitie. Dat verklaart waarom we bij evalueren vergeten te leren (zie ook https://proceschef.wordpress.com/2015/04/02/vallen-en-opstaan/).

Ik stel daarom voor om naast evalueren een nieuw woord te introduceren. Laten we vanaf nu EvaluLeren. Dat dekt de lading namelijk een stuk beter. Natuurlijk is het belangrijk om bij een evaluatie na te bespreken. Om te beoordelen of je de doelen gehaald hebt en of datgene dat is opgeleverd, ook voldoet aan de verwachtingen. Maar je moet er ook van leren.

Het zou ook zo mooi zijn als we dat gewoon altijd zouden doen, niet alleen aan het einde van het project. De leermomenten herkennen wanneer ze zich voordoen tijdens het project en daarbij een soort samenvatting en presentatie daarvan aan het einde zodat ook anderen buiten het project er van kunnen leren. Wanneer je volgens een projectmethodiek zoals bijvoorbeeld Prince2 werkt, met een goede registratie van afwijkingen en hun oplossingen, heb je al een heel aardig begin. Je hebt dan een soort dagboek van wat er in het project is misgegaan. Als je dat aanvult met de positieve leermomenten, de dingen die juist heel goed gegaan zijn, heb je een mooie basis om te gaan evaluLeren.

EvaluLeren doe je zowel tijdens als aan het einde van een project. Tijdens omdat je ervaringen dan nog vers zijn en je meteen ook voor de rest van het project kan bijsturen. Achteraf omdat overdracht en afronding een belangrijk onderdeel van elk project zijn. Projecten worden namelijk vaak niet echt beëindigd. Hierdoor hou je losse eindjes, en losse eindjes geven drukte en stress. Een duidelijk eind aan een project bakken geeft je niet alleen een goed moment om wat te leren maar ook om het af te sluiten zodat je daarna weer met frisse moed en een goed gevoel aan nieuwe dingen kan beginnen.

Ik hoop dat over een paar jaar de definitie van evaluLeren ook op Wikipedia staat. EvaluLeren: een positieve vorm van evalueren welke is gericht op het samen leren na opgedane ervaringen waarbij het geleerde zo snel mogelijk in de praktijk gebracht wordt en actief wordt gedeeld met anderen.

fokke-sukke-leren

facebooktwitterlinkedin

Vallen en opstaan

Het is belangrijk om je successen te vieren. Wanneer je iets bereikt hebt, is het goed om dat duidelijk te maken met een feestje, stuk taart of glas bubbels. Je mag trots zijn als je iets goed hebt gedaan en dat mag je aan jezelf en anderen laten zien. Voordeel van het feestje is ook dat je daardoor je successen ook beter herinnert. Het is gemakkelijker je een feestje te herinneren, dan alleen iets dat gewoon goed gegaan is. Dus als je dat aan elkaar plakt, kun je het positieve gevoel gemakkelijker weer naar boven halen. Dat is ook een van de belangrijke redenen waarom we projecten in stukjes knippen met tussentijdse ‘oplevermomenten.’ Lekker, taart!

Toch, wat als ik je nu vraag waar je in je leven het meeste van geleerd hebt? De ervaring waarvoor je tot op de dag van vandaag dankbaar bent. Dikke vette kans dat dit iets is dat je niet gevierd hebt. Waarschijnlijk is het iets wat gierend uit de bocht is gevlogen met flinke waterschade tot gevolg. Deze ervaring hoefde niet gevierd worden om haar niet te vergeten. Je kan het je goed herinneren, omdat je er iets van geleerd hebt. Omdat het je veranderd heeft.

Fouten hoef je niet te vieren, maar je moet er wel van leren. Dus niet onder tapijt schuiven die grote fouten en harde struikelpartijen. Want dan is de kans groot dat ook de lessen daar blijven en dat is zonde, want echt leren kan je leven veranderen!

Hoe zit dat met projecten? Die evalueren we vaak omdat het moet, niet omdat we er veel zin in hebben. We moeten op zoek naar de ‘lessons learned’. Naar de dingen die we de volgende keer beter moeten doen. We vergelijken de gemaakte kosten en besteedde tijd met de vooraf gemaakte afspraken. We bespreken de communicatie en het feit dat we toch wat al te optimistisch waren aan het begin en als het een beetje meezit durven we ook toe te geven waar we zelf fouten hebben gemaakt. Pfoeh, het zit er weer op, we hebben geëvalueerd! Snel een verslagje maken, in het projectdossier stoppen en dat dossier vooral snel sluiten. Dat mag, want het project is nu afgerond. Niemand die het ooit nog zal zien…

Wel jammer. Daar moet toch iets beters op te verzinnen zijn. “Hmmm, een nieuw recept voor evalueren, dat moet ik even laten sudderen…”

Loesje

facebooktwitterlinkedin

PDCA v.s. CAKE

Als ik een cake bak dan doe ik meestal maar wat. Dat zou ik eigenlijk niet moeten doen want bakken is een precies werkje dat je eigenlijk goed moet plannen. Je moet je ingrediënten wegen, op kamertemperatuur laten komen, de oven voorverwarmen en voor het beste resultaat de ingrediënten in een bepaalde volgorde verwerken. Ik doe dat niet. Ik klop eerst het ei, mik daarna de koude boter erbij waardoor de boel gegarandeerd in de schift raakt om er vervolgens uit de losse pols meel bij te gooien tot het weer uit de schift komt. En gek genoeg, als ik de oven maar niet te heet zet, komt er dan meestal toch een prima cake uit. Ok, eerlijk is eerlijk, ik check als hij in de oven staat wel of de cake goed rijst en niet te snel donker wordt. Als dat gebeurd pas ik de temperatuur van de oven aan en als het echt niet goed gaat plan ik het voornemen om me de volgende keer toch echt aan het recept te houden.

Plan-do-check-act, de Demingcirkel, een belangrijke tool in managementland. En terecht, want met behulp van de Demingcirkel kan je continue verbeteren.

Tenminste, als je meetinstrumenten goed werken. Als je weet hoe je gaat bepalen of je acties tot het juiste resultaat hebben geleid. En daar zit vaak het probleem. Hoe meet je cultuurverandering of persoonlijke ontwikkeling. Als je je in allerlei vormen moet persen of heel veel tijd moet investeren om je doel SMART en meetbaar te maken (zie ook “Doelen met Smaak”) dan is het ook een optie om niet te meten of het gelukt is. Zeker als je eigenlijk geen meetbare werkelijkheid van de huidige situatie kan maken. Dan is de kans groot dat tegen de tijd dat je weer bij het meten bent aangekomen, je ook dan niets kan meten of verkeerd meet. Zijn dan alle maatregelen die je genomen hebt voor niets geweest. Is er dan niet(s) verbeterd? Misschien wel, en misschien niet. En de grap is, zelfs zonder te meten weet je het antwoord meestal wel.

Ik kan, ondanks dat ik maar wat doe, toch een lekkere cake maken doordat ik ervaring heb met bakken. Die ervaring zorgt er voor dat ik aan het beslag kan zien, horen en voelen dat het goed is. Ook laat ik altijd de deur van de keuken open staan als ik bak. Hoewel het zeker geen exacte wetenschap is kan ik ruiken hoe het met de cake gaat, of hij al bijna gaar is of juist iets te zwart wordt.

Waarom kan dat thuis wel als je een cake bakt. Niet exact meten, maar je zintuigen en ervaring inzetten om te bepalen of iets wel of niet het gewenste effect heeft. Om te kijken of je doel al gehaald is of dat je moet bijsturen en nieuwe plannen moet maken? En waarom kan dat in een organisatie dan niet? Er lopen in organisaties stapels mensen rond. Die allemaal ogen en oren hebben. Die op basis van ervaring en intuïtie weten hoe het ervoor staat. Maak gebruik van die mensen, vertrouw op hun oordeel. Grote kans dat je daarmee bijna net zulke goede informatie krijgt als met een uitgebreid meetprogramma. En wees niet bang om geen perfecte cake te bakken, de meeste mensen kunnen het verschil toch niet proeven.

pdca1

facebooktwitterlinkedin

De (nes)quick win als motor voor je project

Vroeger was chocolademelkpoeder gezond. Je kon als kind zelfs brigadier M(elk) worden als je een glas melk extra dronk, want dat was gezond. En als je dat niet lekker vond, dan deed je er wat chocolade/suikermengsel bij en, voilà, lekker én gezond!

Nee, dat is tegenwoordig wel anders. Zuivel is niet gezond meer en suiker is door de duivel in eigen persoon bedacht. En chocolade? Chocolade is weliswaar een superfood, maar dan wel alleen als je het héél, héél, héél erg puur eet.

Om bewust te leven moet je sporten, gezond eten en eigenlijk ook  superfoods eten. Ze worden overal verkocht dus je hoeft er niet meer voor naar de reformwinkel. En dus kopen we ze. Om gezond te worden en, stiekem, omdat het gewone gezonde eten en het sporten er weer bij in zijn geschoten. Maar dan heb je wel een tarwegraszaadsmoothie gehad. Dus je voelt je goed! Ja, het werkt echt (tegen schuldgevoel).

Quick wins. We denken dat iets goed is, als het je snel en gemakkelijk winst oplevert (of lijkt op te leveren). Dat doen we met ons lijf, maar ook in bedrijven. Bij veranderprojecten is vaak het uitgangspunt om eerst de quick wins te gaan behalen. Hiermee moet het project snel van de grond komen en moeten er meteen verbeteringen en besparingen zichtbaar worden. En daarmee wordt dan motivatie en draagvlak voor de rest van het verandertraject gecreëerd.

Wacht even, een quick win zorgt voor draagvlak en motivatie voor de rest van het project? Het drinken van de tarwegraszaadsmoothie zorgt ervoor dat ik vanaf nu wél elke week drie keer naar de sportschool ga?

Begrijp me niet verkeerd. Er zijn in elke organisatie quick wins te behalen en het is helemaal niet slecht om je tijd te besteden aan dingen die makkelijk veel opleveren. Maar doen alsof ze op lange termijn voor complexe verandertrajecten de motor kunnen zijn….

melk de witte motor

facebooktwitterlinkedin

De kracht van de vooronderstelling (deel 2)

Een paar weken geleden schreef ik een blog over Remy Banjaski die in Expeditie Robinson in een eetproef geen hamburger kon eten omdat hij echt niet kon geloven dat het een gewone hamburger was. Raar, maar toch heel gewoon. Iedereen heeft ze, vooronderstellingen over hoe de wereld, jijzelf, je collega, de buurman en de organisatie waar je werkt in elkaar zitten.

En die vooronderstellingen kunnen ons goed in de weg zitten. Want vaak denk je alleen maar dat ze waar zijn, maar zeker weten doe je het niet. Als illustratie wil ik je graag voorstellen aan Marion*. Marion is 41 jaar oud, ze is getrouwd, ze heeft geen kinderen en ze houd van leren. Ze heeft milieukunde en technische bedrijfskunde gestudeerd en een koksopleiding gedaan. Op dit moment doet ze een opleiding tot innovatief trainer.

Welke stelling over Marion ligt het meeste voor de hand?
– Marion is kok.
– Marion is adviseur.
– Marion is adviseur en koken is haar grote hobby.

Had je de neiging om de laatste stelling te kiezen? Om voor het hele verhaal te gaan? Terwijl het overduidelijk is dat de kans dat de tweede stelling de juiste is, veel groter is? Misschien is Marion wel ooit begonnen met de koksopleiding en kwam ze er toen achter dat koken haar hobby helemaal niet is…. Het is natuurlijk niet helemaal eerlijk omdat ik mijn eigen naam gebruik, maar dat doet niets af aan het feit dat iedereen dit dagelijks doet. Je neemt de informatie die je hebt en verzint er een verhaal omheen. Vaak zonder je af te vragen of het wel waar is.

Denkt je collega echt dat jij niet doorhebt dat zij de kantjes er vanaf loopt en altijd al om 4 uur naar huis gaat? Maar, loopt zij ook echt de kantjes er vanaf, of denkt je dat alleen maar? Misschien werkt ze ‘s avonds thuis nog een paar uur door en gaat ze vroeg weg om de files te vermijden. Of misschien loopt ze wel degelijk de kantjes er vanaf, maar heeft zij nog geen minuut stilgestaan bij jouw mening daarover omdat die haar geen bal interesseert.

Het voorkomen van onbewust snel oordelen en het invullen van verhalen over anderen, over een situatie, of een project of een organisatie is bijna onmogelijk. Daarvoor zit het te veel in ons denken ingebakken. Het gaat automatisch. Toch kan stilstaan bij je gedachten, en toetsen of het waar is wat je denkt, veel gedoe en misverstanden voorkomen.  Dus probeer het eens. Vraag jezelf de volgende keer dat je weerstand voelt bij iets of iemand waar deze weerstand vandaan komt. En of dat wat je denkt waar is!

En, zelfs als je hoofd weet dat het niet waar is, dan nog kan je lijf het daar simpelweg mee oneens zijn. Zo kan Remy zijn hamburger niet eten en is het voor mij zo goed als onmogelijk om gele vla te eten door dit filmpje.  https://www.youtube.com/watch?v=S6HVFfvuZvM

En ja, ik weet het, het is vla. Maar toch…..

braindead vla

* Dit experiment heb ik niet zelf bedacht maar geleend van Daniel Kahneman.

facebooktwitterlinkedin

De oliebollen/bikiniplanning

Elk jaar zie ik het om me heen weer gebeuren, en eerlijk gezegd, ik doe er zelf ook wel een beetje aan mee. Vanaf begin november krijgen we last van haast. Alle afspraken, projecten en losse eindjes moeten dit jaar nog af. De functioneringsgesprekken die voor september gepland waren moeten nog worden gevoerd en het is ook de hoogste tijd om te starten met de begroting. Vorig jaar moest dat tussen kerst en oud-en-nieuw worden afgerond, dat wil je niet nog een keer. Daarnaast is er nog project X waarvan de oplevering is gepland op 1 december omdat het op 1 januari allemaal goed moet lopen. En voor project Y moet het projectplan goedgekeurd worden want anders kan het niet starten in januari.

Gelukkig doen we aan goede voornemens, dus dit jaar doen we dat heel anders. We plannen alles wat we verwachten voor dit jaar van te voren in. En daarbij houden we rekening met vakanties, lopende projecten, audits en accountants. En ach, als je toch aan voornemens doet, dit jaar wordt het toch echt tijd om meer te gaan sporten en gezonder te gaan eten. Deze zomer zit je strak in je vel en staat die bikini/zwembroek een stuk beter dan afgelopen jaar. Gelukkig duurt het nog heel lang voordat het weer zomer is, dus dat gaat deze keer zeker lukken.

Tenminste, dat denken we. Tot we ergens in mei, een beetje afhankelijk van de temperatuur buiten, weer collectief in de stress schieten. De functioneringsgesprekken moeten gevoerd worden (ja, dat kan je toch beter voor de zomer plannen want op de een of andere manier lijken de zomervakanties tot eind oktober te duren) en project Y moet worden opgeleverd. En help, de eerste mensen gaan al op vakantie. Arrrrch, zomervakantie, nu al? Die buik, dat lukt nooit meer…..DSC01416

facebooktwitterlinkedin

De gourmet paradox

Er zijn in het kader van verandermanagement en groepsdynamiek allerlei onderzoeken en theorieën over de manier waarop groepen reageren op plannen en veranderingen. Zo heb je bijvoorbeeld de Abilene paradox*. De Abilene paradox gaat over het verhaal van een groep mensen die naar Abilene reizen om er een hapje te gaan eten. Niemand heeft er zin in maar ze gaan toch, omdat ze allemaal denken dat de anderen wél graag willen.

Dit klinkt als gourmetten met kerst. Vorig jaar stond de gourmetschotel in de top 5 van meest verkochte producten uit het kerstassortiment van ‘s lands grootste supermarkt. Ik gok erop dat er veel families zijn waarbij er gegourmet wordt, omdat oma denkt dat de kleinkinderen er zo dol op zijn en de kinderen denken dat oma teleurgesteld zal zijn als de verplichte gourmet niet op tafel komt. En dat terwijl iedereen nog liever boerenkool zou eten met kerst, dan weer te moeten gourmetten. De gourmet paradox dus.

We vullen in wat anderen denken en passen ons daar op aan, zonder er naar te vragen. Simpelweg omdat we een ander een plezier willen doen, geen spelbreker willen zijn of omdat we niet durven te zeggen wat we echt vinden. Alles voor de lieve vrede. Met kerst is dat “jammer, maar helaas.” Maar ook in organisaties komt dit voor. En soms met verregaande gevolgen. Er zijn diverse onderzoeken die suggereren dat ook de ontploffing van de space shuttle in 1986, onder invloed van de gourmet paradox plaats kon vinden. Alle leden van de groep wisten dat de lancering uitgesteld had moeten worden, maar niemand durfde het te zeggen…

* De Abilene paradox, J.B. Harvey; 1988

KERSTKAART2

facebooktwitterlinkedin