Een goed begin is het halve zoekwerk

Ik sprak laatst met een slim mens over projectmanagement, bedrijfsvoering en trainingen ontwikkelen en verkopen. Hij zei dat ik duidelijk moet maken wat de opbrengst van een training is, zelfs wanneer het om iets gaat dat zo “zacht” als een project kick-off training, communicatietraining of teamvorming gaat.

Als voorbeeld gaf hij de mogelijkheid om de “zoek en vindtijd” te verminderen met training en afspraken over de communicatie en de vastlegging van informatie. Als je kijkt naar je werkdag, hoeveel tijd ben je dan kwijt aan het zoeken van de juiste informatie? Hoeveel tijd zit je met je neus in je E-mail, je projectdossier, notulen en een gezamenlijke afdelingsmap om na te kunnen lezen hoe die ene afspraak ook al weer was? Zijn insteek is dat dit 20 procent van je tijd is. Dat is veel! (Als je denkt dat dit meer of minder is, ik hoor het graag!)

De informatie waar je naar zoekt is vaak verspreid over verschillende plaatsen waardoor het zoeken een vorm van multitasken wordt. En ondanks de volkswijsheid dat vrouwen wel meer dan een ding tegelijkertijd kunnen, multitasken is lastig en vermoeiend voor iedereen. Dit komt omdat je geen meerdere dingen tegelijkertijd doet maar eigenlijk de hele tijd wisselt tussen meerdere taken. Dat is als drie tv programma’s tegelijkertijd kijken door de hele tijd tussen de programma’s heen en weer te zappen. Doodvermoeiend en je hebt uiteindelijk gewoon het meeste gemist.

En dat is jammer. Vooral omdat het voor een groot gedeelte te voorkomen is.

Als je maar goed van te voren bedenkt hoe je een project inricht, hoe de communicatie gaat lopen en als je hier samen duidelijke afspraken over maakt. Waar sla je (project)informatie op. Wanneer communiceer je met behulp van E-mail, telefoon of face-to-face. Heb jee een gezamenlijke issuelist die iedereen kan bijwerken of is en een iemand die dit bijhoud? Wanneer en op welke manier escaleer je? (Nee, een Cc bom naar alle projectleden en managers is geen escalatie!!!!)

Goed communiceren, eigenlijk is het toch weer net als koken. Als je van te voren weet wat je nodig hebt en hoe je het gaat maken, is het allemaal niet zo moeilijk. Het wordt pas gedoe en gehaast wanneer je tijdens het koken nog naar van alles en nog wat moet gaan zoeken. Dan zijn voor je het weet de aardappels aangebrand terwijl de rest nog niet eens in een pan zit.

pan aardappel gebakken

facebooktwitterlinkedin

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *