Informatiemanagement…? Of toch managementinformatie?

Facebook en Google weten alles van ons. Als ik google naar een keukenmachine, krijg ik nog weken lang reclame voor keukenmachines op Facebook. Om dit mogelijk te maken worden er een heleboel gegevens over mij en mijn gedrag op internet bewaart. Vroeger, toen het opslaan van data nog duur was, was dit geen optie. Maar tegenwoordig kun je voor weinig geld heel veel opslaan. Een Macintosh (Apple) had in 1990 een opslagcapaciteit van 4 MB en als je een IBM homecomputer kocht kreeg je er 1 MB opslag in. Als je nu een nieuwe laptop koopt, wil je er eigenlijk wel eentje met een terabyte geheugen. Ter vergelijking, 1 terabyte is 1.000.000 megabyte.

Dat klinkt als een onbeperkte opslagmogelijkheid voor verhoudingsgewijs weinig geld. En dan is het verleidelijk om alles op te slaan en te meten. Wie weet waarvoor je die gegevens nog eens kan gebruiken en welke informatie daar allemaal uit te halen is? Dat is net zoiets als een heel warenhuis aan ingrediënten in je eigen kelder. Het lijkt me heerlijk als ik alles wat ik maar kan bedenken, direct tot mijn beschikking zou hebben als ik ga koken. Of toch niet…? Ik zou wel in de gaten moeten houden wanneer ingrediënten bedorven raken en wanneer ze dus aangevuld moeten worden. En voor veel dingen zou ook ik niet weten hoe ik ze moet gebruiken, dus daar moet ik dan wel recepten bij gaan zoeken. Zelfs als ik een onbeperkt grote kelder had zou ik dat niet allemaal willen managen. Het zou veel te veel tijd kosten. Dan heb ik liever een kelder met daarin de ingrediënten die ik regelmatig gebruik.

Het managen van gegevens en informatie, de kelder met ingrediënten, heet informatiemanagement. Informatiemanagement wordt vaak gezien als iets van de IT-afdeling. Zij beheren de databases en zorgen er voor dat informatie uit de systemen beschikbaar komt als deze nodig is. Ze maken rapporten, geven overzichten en controleren of de informatie in de verschillende systemen wel hetzelfde is. Zij beheren dus de kelder met ingrediënten. En doordat IT de kelder beheert komt het heel vaak voor, dat zij ook bepalen wat er in de kelder staat, welke gegevens bewaart worden en – uiteindelijk – welke informatie er uit komt.

En dit terwijl zij niet degenen zijn die de recepten maken, het gerecht koken of het proces besturen. Dat doen het management en de medewerkers. Die weten waar de organisatie naartoe gaat en welke informatie nodig is om het werk uit te voeren. Zij weten dus welke informatie er nodig is om het te managen, oftewel welke managementinformatie er nodig is. Het draait immers om de informatie die ook echt gebruikt wordt om het werk goed te laten lopen en de organisatie te besturen. IT zal dus de gegevens moeten verzamelen en bewaren die ook echt nodig zijn voor de organisatie, en ze moeten dus aan de organisatie vragen welke informatie zij nodig heeft. Want het is niet nuttig om dingen in de kelder op te slaan die je toch nooit gebruikt. Want al is opslag goedkoop geworden, het bewaren én beheren van onnodige gegevens blijft weggegooid geld!

Macintosh_classic

facebooktwitterlinkedin

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *