Bouwen

Op het braakliggende stuk grond voor mijn kantoor wordt gebouwd. Ongeveer een maand geleden was het nog een onkruidveldje waar niets gebeurde. Nu is het een grote zandbak en een komen en gaan van apparaten en mensen. En niet alleen van de mensen die aan het werk zijn. Er komen ook mensen kijken naar het werk. Opvallend is dat dat vooral hele kleine en hele grote mannen zijn. Om precies te zijn, jochies en bejaarde mannen. Zeker als er weer een spectaculair apparaat staat kan je hier de observant observeren.

Maar ze hebben gelijk. Het bouwproces is mooi, helder en duidelijk. Je begint met een veldje van niks, en in een ruim half jaar verrijzen er 30 woningen. En om al vanaf het begin goed duidelijk te maken wat ze aan het maken zijn zetten ze er een mooi bord met een tekening van het eindresultaat bij.

De verandering speelt zich af voor je ogen en elke dag zie je een stukje voortgang. Er zijn nu alleen nog maar bergen zand, maar ik weet wat het verschil is met vorige week en volgende week zal ik het verschil met vandaag zien.

Hoe anders is dat wanneer je geen huis maar software bouwt. Dan is vaak alleen voor de programmeurs en de projectleider duidelijk wat er precies gebeurd en wat er al gebouwd is. En vaak is het plaatje van hoe het er uiteindelijk gaat uitzien ook niet zo heel duidelijk. Als gebruiker of klant kan je je daardoor vaak nog helemaal geen voorstelling maken van wat er gaat komen en het is al helemaal niet in te schatten hoe moeilijk of gemakkelijk het is om dat te maken, laat staan hoe veel tijd het kost om dat te doen.

Het zou toch mooi zijn als er een manier is om ook voor software duidelijker te laten zien wat er gemaakt wordt en hoe het met de voortgang staat. Voor mij is het in ieder geval een stuk beter te verteren dat al die mooie machines een hoop lawaai maken als ik de voortgang met mijn eigen ogen kan zien.

20150522_094616

facebooktwitterlinkedin

Informatiemanagement…? Of toch managementinformatie?

Facebook en Google weten alles van ons. Als ik google naar een keukenmachine, krijg ik nog weken lang reclame voor keukenmachines op Facebook. Om dit mogelijk te maken worden er een heleboel gegevens over mij en mijn gedrag op internet bewaart. Vroeger, toen het opslaan van data nog duur was, was dit geen optie. Maar tegenwoordig kun je voor weinig geld heel veel opslaan. Een Macintosh (Apple) had in 1990 een opslagcapaciteit van 4 MB en als je een IBM homecomputer kocht kreeg je er 1 MB opslag in. Als je nu een nieuwe laptop koopt, wil je er eigenlijk wel eentje met een terabyte geheugen. Ter vergelijking, 1 terabyte is 1.000.000 megabyte.

Dat klinkt als een onbeperkte opslagmogelijkheid voor verhoudingsgewijs weinig geld. En dan is het verleidelijk om alles op te slaan en te meten. Wie weet waarvoor je die gegevens nog eens kan gebruiken en welke informatie daar allemaal uit te halen is? Dat is net zoiets als een heel warenhuis aan ingrediënten in je eigen kelder. Het lijkt me heerlijk als ik alles wat ik maar kan bedenken, direct tot mijn beschikking zou hebben als ik ga koken. Of toch niet…? Ik zou wel in de gaten moeten houden wanneer ingrediënten bedorven raken en wanneer ze dus aangevuld moeten worden. En voor veel dingen zou ook ik niet weten hoe ik ze moet gebruiken, dus daar moet ik dan wel recepten bij gaan zoeken. Zelfs als ik een onbeperkt grote kelder had zou ik dat niet allemaal willen managen. Het zou veel te veel tijd kosten. Dan heb ik liever een kelder met daarin de ingrediënten die ik regelmatig gebruik.

Het managen van gegevens en informatie, de kelder met ingrediënten, heet informatiemanagement. Informatiemanagement wordt vaak gezien als iets van de IT-afdeling. Zij beheren de databases en zorgen er voor dat informatie uit de systemen beschikbaar komt als deze nodig is. Ze maken rapporten, geven overzichten en controleren of de informatie in de verschillende systemen wel hetzelfde is. Zij beheren dus de kelder met ingrediënten. En doordat IT de kelder beheert komt het heel vaak voor, dat zij ook bepalen wat er in de kelder staat, welke gegevens bewaart worden en – uiteindelijk – welke informatie er uit komt.

En dit terwijl zij niet degenen zijn die de recepten maken, het gerecht koken of het proces besturen. Dat doen het management en de medewerkers. Die weten waar de organisatie naartoe gaat en welke informatie nodig is om het werk uit te voeren. Zij weten dus welke informatie er nodig is om het te managen, oftewel welke managementinformatie er nodig is. Het draait immers om de informatie die ook echt gebruikt wordt om het werk goed te laten lopen en de organisatie te besturen. IT zal dus de gegevens moeten verzamelen en bewaren die ook echt nodig zijn voor de organisatie, en ze moeten dus aan de organisatie vragen welke informatie zij nodig heeft. Want het is niet nuttig om dingen in de kelder op te slaan die je toch nooit gebruikt. Want al is opslag goedkoop geworden, het bewaren én beheren van onnodige gegevens blijft weggegooid geld!

Macintosh_classic

facebooktwitterlinkedin

Hoe gegevens informatie worden, chocolade maken van mayonaise.

mayonaise2

Kan jij chocolade maken van het ingrediëntenlijstje op de foto? Of eigenlijk, mayonaise. Want dit is de ingrediëntenlijst zoals die op de verpakking staat van een bekend mayonaisemerk. Deze lijst bevat een heleboel gegevens over de ingrediënten die ze in de mayonaise hebben gestopt. Maar tenzij je veel weet over eten en ingrediënten en altijd alle verpakkingen goed bestudeert, zal het meeste hiervan je weinig zeggen. Het blijft een rijtje gegevens en als je niet begrijpt wat ze betekenen, worden deze gegevens geen informatie!

Wanneer ik je nu vertel dat de basis ingrediënten voor zelfgemaakte mayonaise bestaan uit eigeel, mosterd, olie, azijn en zout wordt het al een beetje duidelijker. Dat is herkenbaar in de lijst. Zelfgemaakte mayonaise kan je niet goed in de koelkast bewaren omdat hij gaat schiften wanneer je hem uit de koekkast haalt en hij weer een beetje warmer wordt. Daarom wordt in fabrieksmayonaise een stabilisator toegevoegd. In mayonaise is dat meestal Ethyleendiaminetetra-azijnzuur (EDTA). Als je nu weer naar de ingrediëntenlijst kijkt is er weer een stukje van de gegevens informatie geworden.

Zo werkt het ook in bedrijven. Je kunt stapels gegevens verzamelen en opslaan. Maar zolang het alleen gegevens zijn hebben ze geen toegevoegde waarde. Er moet dus iemand naar “kijken,” en degene die kijkt moet de gegevens begrijpen. De gegevens moeten betekenis krijgen. Pas dan worden ze informatie.

facebooktwitterlinkedin

Out of the box. Zalm met drop.

Er zijn koks die er om bekend staan dat ze heel creatief zijn in het experimenteren met smaak. Ze bedenken niet voor de hand liggende combinaties en zijn daar heel succesvol mee. Heston Blumenthal bijvoorbeeld. Hij heeft op de kaart van zijn restaurant The Fat Duck o.a. in drop gepocheerde zalm staan.

Bij het bedenken van nieuwe dingen hebben mensen de neiging om vast te houden aan de kaders die ze al kennen. Dat is logisch, want alles wat je bedenkt zal een keer weer binnen de kaders moeten gaan passen. Die kaders zijn misschien een beetje op te rekken, maar het moet natuurlijk wel realistisch blijven. Dat kan er voor zorgen dat je in cirkels blijft ronddraaien; je komt niet tot de verbeteringen die je zoekt, maar steeds weer met ongeveer dezelfde oplossing, die eerder ook al niet werkte…

In zo’n geval kan het handig zijn om de kaders een keertje los te laten. Om een keer buiten de gebaande paden te denken. Of, zoals het vaak genoemd wordt “out of the box” te denken. Maar hoe doe je dat? Hoe verzin je jouw zalm met drop? Daar zijn verschillende methodes voor, maar het belangrijkste is dat je de kaders eerst helemaal loslaat. Door bijvoorbeeld door de ogen van Pino of Poetin naar het probleem te kijken. Hoe zouden zij het oplossen? Pas daarna ga je kijken hoe je de oplossing weer binnen de kaders krijgt. Want het is leuk om zalm met drop te serveren, maar als het niet lekker is, komt de klant écht niet terug.

Nieuwsgierig naar de smaak van zalm met drop? Koop een drop- of een zoethoutlikeur. Maak een simpele saus op basis van een roux met witte wijn en visbouillon en doe er een eetlepel likeur in. Ik heb het nog nooit met zalm geprobeerd, maar wel met gewone witvis. Lekker hoor, vis met drop. Venkelsalade erbij en je hebt een prima maaltijd! (En ja, de venkel smaakt ook een beetje naar drop.)

gummibarchen-493089__180

facebooktwitterlinkedin

Keukenstress door keuzemogelijkheden

Wanneer Gordon of Harry bij een restaurant komen om het van de ondergang te redden, dan is vaak een van de eerste dingen die ze doen het verkleinen en moderniseren van de menukaart. In plaats van 80 keuzemogelijkheden, nog maar 20 gerechten waaruit de klant kan kiezen. Daardoor hoeft de keuken geen 80 verschillende gerechten meer te kunnen maken en dát levert grote voordelen op.

De mensen in de keuken krijgen de recepten steeds beter onder de knie, waardoor zowel de snelheid als de kwaliteit omhoog gaan. En als de chef een dagje vrij wil, kan de keuken gewoon doordraaien, omdat meerdere mensen in de keuken weten hoe alles bereid wordt. Ook het inkopen wordt makkelijker, want er zijn minder verschillende ingrediënten nodig. En omdat er minder keuzemogelijkheden zijn, kan er beter voorspeld worden hoe elk gerecht gaat verkopen. Dat voorkomt dat er teveel of verkeerd ingekocht wordt, waardoor er ook weer minder wordt weggegooid. Ook klanten krijgen vaak keuzestress van een te grote kaart. Terwijl er, als het een beetje slim bedacht is, altijd wel wat van je gading bij is. Misschien dat er een ingrediëntje meer of minder nodig is om het helemaal naar je smaak te maken, maar dat kan met chef overlegd worden. De slagroom die je op je taart wil, is waarschijnlijk wel in huis!

Voordelen te over dus. En het klinkt ook heel logisch als je dit allemaal in een restaurant doet. Maar deze logica gaat ook op voor andere branches of afdelingen binnen bedrijven. Mensen zijn druk, druk, druk. Met alles en niets. Ze moeten voor Jan een ossenstaartsoep maken, voor Piet twee hamburgers halen bij een bekende fastfood keten en Joris heeft gevraagd om een varend buffet voor 50 man. Er is geen duidelijk werkpakket, geen standaard producten of diensten, geen menukaart waaruit gekozen wordt en dus bedenkt iedereen zijn eigen ideale maaltijd. Degene die het moet uitvoeren mag lekker zelf uitzoeken wat het recept daarvoor is. En als het dan een beetje tegen zit, roept je chef ook nog dat je niet zo druk zou zijn, als je maar de juiste dingen deed…

Maak gewoon een behapbare menukaart. Spreek met elkaar af wat hetgene is dat je levert. En als een klant dan toch een afwijkende wens heeft, dan moet dat even met de chef overlegd worden. Slagroom kost immers geld en als de klant niet meer kan of wil betalen, kan er gekozen worden het niet te serveren.

menukaart

facebooktwitterlinkedin

Roeren? Maar dat staat er toch niet?!

Voor het recept voor Chili-Con-Carne heb ik twee keer een proefkooksessie gedaan. De eerste keer gewoon thuis, met vrienden. Die avond hebben twee vriendinnen allebei het recept gekookt. Het meest verrassende was dat de twee Chili’s heel verschillend smaakten. De ene vriendin had zich netjes aan het recept gehouden, maar de ander kan zelf goed koken en is gewend het allemaal anders te doen. Zij houdt er niet van om recepten te volgen, die heeft ze helemaal niet nodig.

De tweede keer was bij een dagopvang voor autistische jongvolwassenen met een verstandelijke beperking. Zij kunnen alleen koken onder begeleiding en er was er maar één die kon lezen. Wat meteen opviel was dat het op de linkerkant van de pagina zetten van de ingrediënten, met rechts het procesrecept, niet handig was. Daar waar mijn vriendinnen dit wel snapten en het vooral een beetje vol vonden, was dit voor de koks op de dagopvang niet duidelijk. Het lezen in kolommen en het óók begrijpen dat je eerst links de ingrediënten moest lezen en pas daarna met het recept verder moest gaan, was niet duidelijk. Het was fijn om dit te zien en om ervan te leren. De les die ik geleerd heb: als de vorm die je gekozen hebt niet duidelijk genoeg is, moet je hem aanpassen en dat heb ik dus ook gedaan.

Het échte cadeau van deze dag was echter dat het proces onder een vergrootglas werd gelegd. Tijdens het koken kwam ik er achter dat alle instructies letterlijk werden genomen. Als er staat “snij de courgette” dan doe je dat. Als er staat “doe de courgette in de pan,” dan doe je dat ook. Maar als dan er niet staat dat je moet roeren, dan doe je dat niet.

We weten het allemaal. We vullen stappen van onze eigen dagelijkse processen aan in ons hoofd. Dus als jij iets in de pan doet, vul je zelf aan dat je moet roeren. Voor mij was het bijzonder om zo duidelijk te ervaren dat de kennis en ervaring van de persoon die de instructie gebruikt, zo veel effect hebben op wat je moet beschrijven. Voor iemand die goed kan koken is soms het simpelweg volgen van een recept al een uitdaging, omdat het de kok beperkt in zijn/haar creativiteit. En ook zonder recept krijgt zo iemand een prima Chili op tafel. Maar voor iemand die zelf echt niet kan koken is het noodzakelijk dat je iedere stap opschrijft. Want als er niet staat dat je moet roeren, dan ga je niet roeren…pan chili

facebooktwitterlinkedin

YES CHEF!

Voor iedereen die wel eens naar een kookwedstrijd kijkt, klinkt het bekend in de oren. De kandidaten krijgen een opdracht en om aan te geven dat ze het begrepen hebben en aan de slag gaan wordt er hard YES CHEF! geroepen. In de keuken is de hiërarchie duidelijk. De chef is de baas en alle andere mensen in de keuken staan in dienst van de chef. Als de chef de orders uitdeelt moet iedereen regelen dat de chef alles wat naar één tafel moet, tegelijkertijd krijgt.

Ik heb tijdens mijn koksopleiding veel geleerd over leiderschap. Nu zou je denken dat ik heb geleerd leiding te geven, de chef te zijn. Maar dat was niet het belangrijkste. In de keuken heb ik geleerd wat leiding ontvangen is. En geloof me, dat was een les die ik wel kon gebruiken.

Elke week hadden we een andere chef. Een klasgenoot, die net als ik nog moest leren. En dus automatisch niet altijd iemand die wist wat hij/zij aan het doen was. Geen ervaring en niet gewend om leiding te geven. Maar omdat we allemaal moesten leren was het gemakkelijker om de chef van de dag te accepteren als leidinggevende. En wat bleek, als je accepteert dat ook de chef niet alles weet, gaat het een stuk gemakkelijker.

Er wordt veel gesproken over leiderschap. Er zijn duizenden cursussen te vinden om het te leren. Maar wat we met zijn allen niet leren is om te volgen. Heb je wel eens ruzie gehad bij het opzetten van een tent? Of bij het in elkaar zetten van een kast? En waar kwam dat dan door? Ik gok er op dat je niet had afgesproken wie er de baas was waardoor iedereen de leiding probeerde te nemen. Als je gewoon aan het begin van een van deze ruzie veroorzakende taken afspreekt wie er stuurt en wie er volgt gaat het meestal prima. Zeker als je degene met het meeste ervaring de leiding geeft. Je hoeft alleen maar te besluiten dat je luistert naar wat de ander zegt.

Klinkt gemakkelijk toch? In bedrijven is dit natuurlijk lastiger. De afspraak over wie jouw baas is wordt vaak niet in overleg met jou gemaakt en het is niet gezegd dat jouw leidinggevende het beter weet dan jij. Er zijn stapels slechte managers die absoluut geen idee hebben wat ze aan het doen zijn. Toch? Daarom zijn er ook zo veel cursussen. Maar als je heel eerlijk tegen jezelf bent…. Is je manager de enige die een cursusje kan gebruiken, of heb jij misschien zelf ook wat te leren, over het ontvangen van leiding?

yes chef tekening

facebooktwitterlinkedin

Kookwekker

Ik heb en kookwekker in mijn hoofd. Dat ding is er in geslopen toen ik mijn koksopleiding deed. In professionele keukens word niet met kookwekkers gewerkt maar je kijkt wel constant op de klok om te zien hoe laat het is en hoe lang het nog moet. Als ik nu thuis iets in de oven zet, en wel een kookwekker zet, ben ik meestal een halve minuut voor de wekker in de keuken om te kijken of het al klaar is. En als ik geen kookwekker zet, en even vergeten ben dat ik nog wat aan het bakken was, is de wekker in mijn hoofd altijd op tijd.

Tijd is en gek ding. Eigenlijk bestaat het niet, we hebben het zelf verzonnen om grip te krijgen op de wereld om ons heen. Om grip te krijgen op elkaar. Zonder tijd is het lastig om afspraken te maken of dingen te plannen. Tijd is ook een belangrijk onderdeel van de kwaliteitsbeleving van je klant. Of iets op tijd is hangt af van hoe lang hij/zij bereid is te wachten op iets maar ook van de afspraak die je maakt over het moment van leveren.

Daarnaast kan de zelfde wachttijd kan ook heel verschillend worden beleefd. Als je ergens op wacht duurt het altijd lang. Vooral als je niet precies weet hoe lang je nog moet wachten. Wanneer je in een rij staat zonder dat je weet hoe lang het nog gaat duren is dat heel vervelend. Als je in de zelfde rij staat en er staat om de 15 meter een bordje waarop staat hoe lang het nog duurt, is het al een stuk dragelijker. En als die bordjes de tijd dan ook nog eens iets te ruim aangeven ben je aan het einde van het wachten extra tevreden over de wachttijd. Het duurde immers minder lang dan je gedacht had.

Wanneer je een proces inricht is het daarom belangrijk om te kijken naar twee soorten tijd. De tijd die het kost om iets te maken en te leveren en de afspraak die je met je klant maakt.

De productie- en levertijd kan je beïnvloeden. Door het proces handig in te richten kan je een optimale productietijd bereiken. En als je de logistiek daar goed op aansluit kan je naar de klant toe een goede concurrerende levertijd geven. In productieomgevingen wordt hier vaak veel aandacht aan besteed. Bij dienstverlening en ondersteunende afdelingen is dit vaak lastiger. Het proces is vaak minder standaard en de inschatting over wanneer je kunt leveren is vaak lastiger te maken. En vaak wil de klant het liever gisteren hebben dan vandaag. Dan is het extra belangrijk om de verwachting van je klant te managen. Hem te vertellen waar in de rij hij staat en hoe lang het nog duurt. Want je kan je proces nog zo goed ingericht hebben, als je niet communiceert ben je altijd te laat.

kookwekker in hoofd

facebooktwitterlinkedin

Verandering van spijs

Bij het koken neem je een paar ingrediënten, die snij, hak en/of bak je en voor je het weet heb je de ingrediënten veranderd in een lekkere maaltijd. En verandering van spijs doet eten. De meeste mensen houden er van om nieuwe dingen te proberen en nieuwe smaken te ontdekken. Helaas is veranderen buiten de keuken niet zo gemakkelijk. Het is al lastig om iets aan jezelf te veranderen, te starten met regelmatig sporten of te stoppen met het eten van te grote hoeveelheden chocolade. Laat staan dat je een hele groep mensen wilt veranderen. Als je bijvoorbeeld een verandering wil doorvoeren in de inrichting van een organisatie. Of een verbetering van het product of het proces, en daarbij vaak ook de cultuur binnen een organisatie.

Maar verandering is aan de orde van de dag. De technologische ontwikkelingen gaan snel en de maatschappelijke veranderingen die daarop volgen hebben veel impact op ons dagelijkse leven en de organisaties waarin we werken. Hoe je het ook wendt of keert, organisaties moeten veranderen om te kunnen blijven concurreren. Hoe lang zal het duren voordat de food-replicator uit star-Trek een feit is, en we thuis een 3D-maaltijdprinter hebben staan? Ik weet het niet, en ik vraag me af of het lekker en gezond is, maar als ik Unilever was zou ik dat willen weten. En niet alleen op het gebied van producten gaan de ontwikkelingen snel. De arbeidsmarkt verandert en de manier waarop organisaties samenwerken en zich organiseren ook. Het is niet meer de standaard om 40 jaar bij het zelfde bedrijf het zelfde trucje uit te voeren. Door de vrijheid van kennis op internet (kijk voor de grap eens op http://www.instructables.com/id/3D-Printed-Rock-Candy) en bijvoorbeeld crowdfunding, kunnen kleine bedrijven of zelfs eenlingen concurreren met grote bedrijven op het gebied van innovatie. Ook grotere bedrijven zullen zich moeten aanpassen om succesvol te blijven.

En van de medewerkers in bedrijven worden ook andere dingen gevraagd. Een vaste werkplek is op veel plekken niet meer standaard, werkzaamheden veranderen en ook de manier van samenwerken moet anders. Oftewel, of je het nu leuk vindt of niet, verandering is niet meer weg te denken. En om het dan toch even wel leuk te maken, hierbij een leuk experimentje voor explosieve verandering:

Neem 100 gram suiker en 3 eetlepels water. Doe dit in een steelpan, zet deze op laag vuur en laat de suiker smelten. Na een minuut of 5 begint de suiker te kleuren. Doe zodra de karamel de kleur van honing heeft een eetlepel bakpoeder in de pan en roer het snel met een garde. Kijk hoe alles begint te schuimen.

Als je de pan snel genoeg van het vuur haalt – zodat het niet verbrand of helemaal overkookt – kan je het uitgieten in een platte schaal die is bekleed met bakpapier. Even laten afkoelen en smullen maar van deze brosse honeycomb!!!

honeycomb overgekookt

facebooktwitterlinkedin

Geldboom

Vanmorgen stond er opeens een geldboom voor het raam van mijn kantoor. Ik weet niet wie er briefjes van 50.000 Euro in de kastanjeboom gehangen heeft, maar leuk is het wel. Vooral ook omdat de mensen die hier op het plein rondlopen het niet zien. Er hangen honderdduizenden euro’s boven hun hoofd, en ze zien het niet eens.

Zo is het ook een beetje met de kosten van projecten en procesmanagement. IT-projecten en verbetertrajecten, we weten dat er geld boven je hoofd hangt, maar hoeveel je gaat uitgeven is vaak lastig in te schatten. En wat het oplevert is meestal nog moeilijker te bepalen. Er staan vaak “zachte” baten ten opzichte van de harde Euro’s die je uitgeeft.

 Of het spenderen van je geld de moeite waard is hangt af van wat je wilt bereiken. Wat je doel is. Ik weet niet wie de euro’s in de boom heeft gehangen, en wat hij/zij ermee wil vertellen. Is het een protest tegen het een of andere geldverslindende plan van de gemeente? Is het kunst? Ik kan het niet vinden dus veel publiciteit heeft het nog niet gekregen maar het zal niet speciaal voor mij gedaan zijn om inspiratie op te doen voor dit verhaaltje.geldboom 1geldboom 2

facebooktwitterlinkedin