Urgentie my a**

Ik ben deze week weg om te schrijven. Voor de mensen die mij al wat langer kennen, er moet iets af 😉 . Een boek om precies te zijn. En hoewel ik dus nu eigenlijk over verandermanagement en projectinrichting zou moeten schrijven maak ik toch even een blog. Want gek genoeg is dat de basis. De afspraak met mijzelf is dat ik om de week een nieuwe blog schrijf. En dat is deze week, dus maak ik toch maar tijd.

Toen ik besloot een boek te schrijven ben ik begonnen met blogs. Ik hield eigenlijk niet zo van schrijven en vond al helemaal dat ik daar talent voor had maar als je iemand iets wil leren, iets te vertellen hebt, is schrijven een goede manier.

En wat blijkt, ik ben er van gaan houden. Ik heb geleerd dat ik wel kan schrijven. Misschien dat niet iedereen het leuk vind, maar dat hoeft ook niet. En ik weet zeker dat er her en der dt fouten in zitten, maar die neem ik maar voor lief. Dat maakt je geen slechte schrijver, hoogstens slecht in spelling. En zelfs grammaticaal zit het vaak niet zo goed in elkaar. Maar weet je wat, het is mijn stem. Mijn verhaal. En dat mag ik vertellen op mijn manier.

Het andere grote voordeel van schrijven is dat je jezelf dwingt om een mening te hebben over hetgeen je schrijft. Je moet als je iets wilt vertellen over bijvoorbeeld verandermanagement weten wat de huidige werkwijze en theorie is. Je moet nadenken over je eigen werkwijze en bepalen of dat bij elkaar aansluit. En je moet leren dat als je vastloopt in het schrijven je ergens tegen aan bent gelopen waar je waarschijnlijk een onvoldoende onderbouwde mening over hebt. Iets waar je zelf nog wat over te leren hebt. Vaak iets waar je je eigenwijze mening over hebt. En dan krijg je paragrafen als “Urgentie my a**”.

Of de titels blijven bestaan, ik weet het nog niet. Maar dat ik als dit boek af is gewoon aan een nieuwe begin, dat staat vast.20160817_112402

facebooktwitterlinkedin

Een goed begin is het halve zoekwerk

Ik sprak laatst met een slim mens over projectmanagement, bedrijfsvoering en trainingen ontwikkelen en verkopen. Hij zei dat ik duidelijk moet maken wat de opbrengst van een training is, zelfs wanneer het om iets gaat dat zo “zacht” als een project kick-off training, communicatietraining of teamvorming gaat.

Als voorbeeld gaf hij de mogelijkheid om de “zoek en vindtijd” te verminderen met training en afspraken over de communicatie en de vastlegging van informatie. Als je kijkt naar je werkdag, hoeveel tijd ben je dan kwijt aan het zoeken van de juiste informatie? Hoeveel tijd zit je met je neus in je E-mail, je projectdossier, notulen en een gezamenlijke afdelingsmap om na te kunnen lezen hoe die ene afspraak ook al weer was? Zijn insteek is dat dit 20 procent van je tijd is. Dat is veel! (Als je denkt dat dit meer of minder is, ik hoor het graag!)

De informatie waar je naar zoekt is vaak verspreid over verschillende plaatsen waardoor het zoeken een vorm van multitasken wordt. En ondanks de volkswijsheid dat vrouwen wel meer dan een ding tegelijkertijd kunnen, multitasken is lastig en vermoeiend voor iedereen. Dit komt omdat je geen meerdere dingen tegelijkertijd doet maar eigenlijk de hele tijd wisselt tussen meerdere taken. Dat is als drie tv programma’s tegelijkertijd kijken door de hele tijd tussen de programma’s heen en weer te zappen. Doodvermoeiend en je hebt uiteindelijk gewoon het meeste gemist.

En dat is jammer. Vooral omdat het voor een groot gedeelte te voorkomen is.

Als je maar goed van te voren bedenkt hoe je een project inricht, hoe de communicatie gaat lopen en als je hier samen duidelijke afspraken over maakt. Waar sla je (project)informatie op. Wanneer communiceer je met behulp van E-mail, telefoon of face-to-face. Heb jee een gezamenlijke issuelist die iedereen kan bijwerken of is en een iemand die dit bijhoud? Wanneer en op welke manier escaleer je? (Nee, een Cc bom naar alle projectleden en managers is geen escalatie!!!!)

Goed communiceren, eigenlijk is het toch weer net als koken. Als je van te voren weet wat je nodig hebt en hoe je het gaat maken, is het allemaal niet zo moeilijk. Het wordt pas gedoe en gehaast wanneer je tijdens het koken nog naar van alles en nog wat moet gaan zoeken. Dan zijn voor je het weet de aardappels aangebrand terwijl de rest nog niet eens in een pan zit.

pan aardappel gebakken

facebooktwitterlinkedin

Creatief en innovatief; het is weer meloenentijd

square-watermelon-1

Vorige week deelde ik op mijn Facebookpagina https://www.facebook.com/proceschef een filmpje met een meloen en een mixer. Het was snel het meest gedeelde filmpje dat ik ooit geplaatst heb. En dat voor iets simpels als een instant smoothie. Maar eerlijk, de meloen doet het nu eenmaal goed als het gaat om allerlei ideeën om hem te snijden en eten. Hij nodigt uit tot creatief denken en innovatie.

Dat komt omdat hij onhandig combineert met lekker en gezond. Doordat de meloen te groot, rond en plakkerig is gaan mensen verzinnen hoe ze hem toch handig kunnen snijden of eten. Een klein rondje op You-tube levert diverse filmpjes op. Je kan watermeloen snijden met elastiekjes (dat geeft een boel rommel). Je kan ze in een kom snijden en daarna omkeren op een plank zodat het allemaal nette reepjes worden of je kan er flessen wodka in kwijt voor je gaat eten. En met een gat en een mixer heb je snel en gemakkelijk een smoothy. Zoals je zal begrijpen worden de laatste twee ook gecombineerd.

Niet alleen het snijden heeft creativiteit tot gevolg gehad. Ook de meloen zelf is te innoveren. In Japan hebben ze bijvoorbeeld vierkante meloenen. Gemakkelijker te vervoeren en het past beter in de koelkast. En ook hier in Nederland is er iemand die bedacht heeft dat de meloen handiger kan. In de supermarkt liggen sinds kort handzame mini watermeloenen.

20150721_141443

facebooktwitterlinkedin

Veranderen, het is net Bananenbrood

Ik bak de laatste tijd regelmatig bananenbrood. Dat is natuurlijk hartstikke hip maar eigenlijk komt het vooral doordat bananen zo snel overrijp worden in de zomer. Maar daar kan je dan wel weer lekker bananenbrood van maken. Als je het goed doet tenminste…. Ik heb al eerder geschreven dat ik niet zo goed kan bakken en dat heb ik gisteren weer bewezen. Van de buitenkant zag het er prachtig uit maar aan de binnenkant was het klef, droog en zompig tegelijkertijd. Een schoolvoorbeeld van een misbaksel. Eigen schuld, dikke bult, had ik maar een recept moeten gebruiken.

Het deed me denken aan verandermanagement en reorganisaties. Ook hip, bijna elke organisatie doet het wel eens en sommige organisaties lijken er zelfs niet mee te kunnen stoppen. En aan de buitenkant ziet het er vaak best goed uit. Maar tegen de tijd dat het gesneden en opgediend is blijkt het niet eten. De boel is flink door elkaar geklopt en daarna is het de bedoeling dat iedereen weet wat er gedaan moet worden. En dat werkt vaak niet. Het leek een leuk plan maar tegen de tijd dat het uit de oven komt is het toch niet helemaal geworden wat je had verwacht.

Ook voor veranderen heb je een recept nodig. Je moet niet alleen een beeld van het eindresultaat hebben, je moet ook weten hoe je dat bereikt. En het beeld dat je van het eindresultaat hebt moet niet alleen van de buitenkant zijn, je moet ook weten wat er moet veranderen aan de binnenkant. Bij de mensen zelf. Alleen dan heeft het kans van slagen.

De volgende keer gebruik ik maar weer een recept. Het is best zonde om het resultaat van je werk linea recta in de groenbak te laten verdwijnen.

facebooktwitterlinkedin

Bouwen

Op het braakliggende stuk grond voor mijn kantoor wordt gebouwd. Ongeveer een maand geleden was het nog een onkruidveldje waar niets gebeurde. Nu is het een grote zandbak en een komen en gaan van apparaten en mensen. En niet alleen van de mensen die aan het werk zijn. Er komen ook mensen kijken naar het werk. Opvallend is dat dat vooral hele kleine en hele grote mannen zijn. Om precies te zijn, jochies en bejaarde mannen. Zeker als er weer een spectaculair apparaat staat kan je hier de observant observeren.

Maar ze hebben gelijk. Het bouwproces is mooi, helder en duidelijk. Je begint met een veldje van niks, en in een ruim half jaar verrijzen er 30 woningen. En om al vanaf het begin goed duidelijk te maken wat ze aan het maken zijn zetten ze er een mooi bord met een tekening van het eindresultaat bij.

De verandering speelt zich af voor je ogen en elke dag zie je een stukje voortgang. Er zijn nu alleen nog maar bergen zand, maar ik weet wat het verschil is met vorige week en volgende week zal ik het verschil met vandaag zien.

Hoe anders is dat wanneer je geen huis maar software bouwt. Dan is vaak alleen voor de programmeurs en de projectleider duidelijk wat er precies gebeurd en wat er al gebouwd is. En vaak is het plaatje van hoe het er uiteindelijk gaat uitzien ook niet zo heel duidelijk. Als gebruiker of klant kan je je daardoor vaak nog helemaal geen voorstelling maken van wat er gaat komen en het is al helemaal niet in te schatten hoe moeilijk of gemakkelijk het is om dat te maken, laat staan hoe veel tijd het kost om dat te doen.

Het zou toch mooi zijn als er een manier is om ook voor software duidelijker te laten zien wat er gemaakt wordt en hoe het met de voortgang staat. Voor mij is het in ieder geval een stuk beter te verteren dat al die mooie machines een hoop lawaai maken als ik de voortgang met mijn eigen ogen kan zien.

20150522_094616

facebooktwitterlinkedin

Avocadosoep, weerstand gegarandeerd

Ik heb te veel avocado’s gekocht dit weekend. En natuurlijk zijn die allemaal tegelijkertijd rijp dus na drie avonden salade gisteren toch maar bedacht wat je verder nog met die dingen kan doen. Soep maken dus. Een leuk receptje gevonden en ik was gisteren echt van plan het vandaag te gaan maken. Maar nu, nu de middag vordert en het avondeten eraan komt, heb ik er toch niet zo veel zin meer in. Ik zit al alternatieven te verzinnen. Toch nog maar een salade doen? En waarom, het idee van warme avocado staat me opeens tegen.

Dat kan gebeuren bij eten, maar ook in organisaties. Bij veranderingen. Zo lang het nog ver weg is lijkt het wel wat. Mensen zijn enthousiast, denken mee en hebben er zin in. Tot het opeens ook echt tijd is om te gaan veranderen. Dan is het vaak toch moeilijker dan van tevoren gedacht. De verandering is groter dan bedacht, het voelt alsof het allemaal wel erg snel moet en vooral, het is toch wel een beetje eng.

Angst willen we liever niet voelen en we willen vooral ook niet toegeven dat we het voelen. Best jammer hoor, want als je toegeeft dat je iets eng vindt. Als je uitzoekt waarom je het eng vindt, dan kan je er veel gemakkelijker mee omgaan. Sterker nog, dan blijkt het vaak toch minder eng dan je dacht.

Misschien wordt het wel slijmerig…… Slijmerig eten is het allerergste. Maar, ik weet dat niet zeker. Daarvoor moet ik het eerst proberen. Dus:

  • 3 avocado’s
  • 750 ml kruidenbouillon
  • 100 ml melk (of slagroom, dat is vast lekkerder maar dat heb ik niet in huis)
  • 10 snack/trostomaatjes

Snij de avocado’s doormidden, haal de pit er uit en lepel het vruchtvlees er uit. Doe het vruchtvlees samen met de melk in een hoge kom en pureer de avocado met de staafmixer glad.

Maak 750 ml kruidenbouillon en meng de warme bouillon met de gepureerde avocado’s.

Snij de tomaatjes in vieren en doe deze er op het bord bij.

Eet smakelijk! (hoop ik)

avocado

facebooktwitterlinkedin

Veranderen, van quick-win naar 5 kilometer

Veranderen is niet gemakkelijk. Dat weten we allemaal. Iedereen kent wel iemand met een ongebruikt sportschoolabonnement en veel mensen kunnen ook wel een mislukt project bij hun werkgever noemen. In mijn vorige blog vergeleek ik een quick-win met een tarwegraszaadsmoothie. We denken dat iets goed is, als het snel en gemakkelijk winst oplevert (of lijkt op te leveren). Vaak worden quick-wins gezien als het wondermiddel voor draagvlak en motivatie voor een veranderproject. Maar daar geloof ik niet zo in.

Maar hoe kan je dan wél veranderen? Echt veranderen, met duidelijke (meetbare) voordelen en commitment. Hoe zorg je er voor dat je wel naar de sportschool gaat of dat de organisatie wordt aanpast, zodat je mee kan blijven gaan met de markt, de concurrentie en de veranderende wereld om ons heen?

Houd om te beginnen rekening met de volgende punten:

  1. Mensen hebben (vaak onbewust) een hekel aan veranderen. Uit onderzoek blijkt dat mensen de waarde van iets dat zij al hebben, altijd hoger schatten dan van iets wat zij in de toekomst zullen hebben. En het gevoel dat we ervaren wanneer we iets verliezen, is veel sterker dan wanneer we iets winnen. Deze voorkeur voor het bestaande, datgene dat we kennen, zorgt er voor dat de situatie na de verandering al bij voorbaat achterloopt in waarde. Het nieuwe zal dus duidelijk beter moeten zijn dan het oude!
  2. Tel daar bij op dat onze hersenen zijn gebouwd op het automatiseren van taken, zodat we er daarna niet meer over hoeven na te denken. Dat is heel handig, anders zouden taken als koken of autorijden heel lastig worden én blijven. Je snijdt en schakelt automatisch, daar hoef je niet elke keer over na te denken. Maar wanneer je wat wilt veranderen, het automatisme wilt veranderen, moet het weer bewust geleerd worden, voordat je weer een nieuw automatisme of gewoonte hebt ontwikkeld.
  3. Hoe groter de groep mensen die moet veranderen, hoe lastiger het wordt. Want mensen zijn verschillend. Er lopen tegenwoordig meestal drie generaties rond in een bedrijf. En die moet je verschillend benaderen. Ze vinden verschillende dingen belangrijk, communiceren verschillend en pakken dingen verschillend aan. En dan is leeftijd nog niet het enige verschil. Opleidingsniveau, etniciteit, persoonlijkheid; allemaal verschillend. Zorg ervoor dat je weet wie er moeten veranderen en welke belangen en voorkeuren zij hebben. Ken je doelgroep!
  4. De besluitvorming is onderdeel van het veranderingsproces. En als dit besluitvormingsproces zichtbaar is voor de mensen die straks moeten veranderen, dan is het handig om hiermee rekening te houden in het veranderproces. Wanneer er tijdens het besluitvormingsproces bijvoorbeeld vertraging is, zal het daarna opjagen van de daadwerkelijke verandering (en dus van de groep mensen die de verandering moeten doorvoeren!) geen positief effect hebben op de motivatie. (“Had dan op tijd besloten!”) Maar ook conflicten in het management hebben effect. Wanneer bijvoorbeeld bekend is dat een van de managers het eigenlijk niet eens is met de gekozen koers, is het voor de medewerkers veel gemakkelijker om niet mee te bewegen.
  5. Tijd; soms heb je alle tijd en maak je een stoofpot die uren moet sudderen. En soms heb je helemaal geen tijd en neem je kant-en-klare stoof uit de magnetron. Ook bij veranderen heb je niet altijd zo veel tijd als je zou willen en moet je het doen met grote stappen, snel thuis. Toch heeft het meestal de voorkeur om te kiezen voor kleine stappen en de tijd te nemen.
  6. Communiceer, en, vergeet niet dat luisteren een onderdeel van communiceren is.

En dan… als je weet waar je heen wilt, visie en een duidelijk doel hebt, daarover goed communiceert, de verandering plant en bijstuurt wanneer nodig….. Appeltje/eitje. Zelf ga ik morgen beginnen. Evy erbij (http://rennenmetevy.nl/), dan kan ik over 10 weken vijf kilometer hardlopen!

appeltje eitje

facebooktwitterlinkedin

De (nes)quick win als motor voor je project

Vroeger was chocolademelkpoeder gezond. Je kon als kind zelfs brigadier M(elk) worden als je een glas melk extra dronk, want dat was gezond. En als je dat niet lekker vond, dan deed je er wat chocolade/suikermengsel bij en, voilà, lekker én gezond!

Nee, dat is tegenwoordig wel anders. Zuivel is niet gezond meer en suiker is door de duivel in eigen persoon bedacht. En chocolade? Chocolade is weliswaar een superfood, maar dan wel alleen als je het héél, héél, héél erg puur eet.

Om bewust te leven moet je sporten, gezond eten en eigenlijk ook  superfoods eten. Ze worden overal verkocht dus je hoeft er niet meer voor naar de reformwinkel. En dus kopen we ze. Om gezond te worden en, stiekem, omdat het gewone gezonde eten en het sporten er weer bij in zijn geschoten. Maar dan heb je wel een tarwegraszaadsmoothie gehad. Dus je voelt je goed! Ja, het werkt echt (tegen schuldgevoel).

Quick wins. We denken dat iets goed is, als het je snel en gemakkelijk winst oplevert (of lijkt op te leveren). Dat doen we met ons lijf, maar ook in bedrijven. Bij veranderprojecten is vaak het uitgangspunt om eerst de quick wins te gaan behalen. Hiermee moet het project snel van de grond komen en moeten er meteen verbeteringen en besparingen zichtbaar worden. En daarmee wordt dan motivatie en draagvlak voor de rest van het verandertraject gecreëerd.

Wacht even, een quick win zorgt voor draagvlak en motivatie voor de rest van het project? Het drinken van de tarwegraszaadsmoothie zorgt ervoor dat ik vanaf nu wél elke week drie keer naar de sportschool ga?

Begrijp me niet verkeerd. Er zijn in elke organisatie quick wins te behalen en het is helemaal niet slecht om je tijd te besteden aan dingen die makkelijk veel opleveren. Maar doen alsof ze op lange termijn voor complexe verandertrajecten de motor kunnen zijn….

melk de witte motor

facebooktwitterlinkedin

De gourmet paradox

Er zijn in het kader van verandermanagement en groepsdynamiek allerlei onderzoeken en theorieën over de manier waarop groepen reageren op plannen en veranderingen. Zo heb je bijvoorbeeld de Abilene paradox*. De Abilene paradox gaat over het verhaal van een groep mensen die naar Abilene reizen om er een hapje te gaan eten. Niemand heeft er zin in maar ze gaan toch, omdat ze allemaal denken dat de anderen wél graag willen.

Dit klinkt als gourmetten met kerst. Vorig jaar stond de gourmetschotel in de top 5 van meest verkochte producten uit het kerstassortiment van ‘s lands grootste supermarkt. Ik gok erop dat er veel families zijn waarbij er gegourmet wordt, omdat oma denkt dat de kleinkinderen er zo dol op zijn en de kinderen denken dat oma teleurgesteld zal zijn als de verplichte gourmet niet op tafel komt. En dat terwijl iedereen nog liever boerenkool zou eten met kerst, dan weer te moeten gourmetten. De gourmet paradox dus.

We vullen in wat anderen denken en passen ons daar op aan, zonder er naar te vragen. Simpelweg omdat we een ander een plezier willen doen, geen spelbreker willen zijn of omdat we niet durven te zeggen wat we echt vinden. Alles voor de lieve vrede. Met kerst is dat “jammer, maar helaas.” Maar ook in organisaties komt dit voor. En soms met verregaande gevolgen. Er zijn diverse onderzoeken die suggereren dat ook de ontploffing van de space shuttle in 1986, onder invloed van de gourmet paradox plaats kon vinden. Alle leden van de groep wisten dat de lancering uitgesteld had moeten worden, maar niemand durfde het te zeggen…

* De Abilene paradox, J.B. Harvey; 1988

KERSTKAART2

facebooktwitterlinkedin

De kracht van de vooronderstelling

Laatst zat ik naar Expeditie Robinson te kijken en daarin was het tijd voor de eetproef. Voor de mensen die dit tv-programma nog nooit hebben gezien; bij de eetproef worden er allerlei lokale lekkernijen zoals bijvoorbeeld levende meelwormen, sprinkhanen of vissenogen voorgeschoteld aan de deelnemers. Dat zijn hongerige BN-ers die al een week of wat op een eiland kokosnoten zitten te eten. Sommige van de kandidaten zien al vanaf het begin van de expeditie op tegen deze proef. Ze weten dat hij komt, omdat hij elk jaar wordt gedaan. Dat geeft leuke televisie en in de editie van dit jaar een bijzonder kijkje in de kracht van de vooronderstelling.

De kandidaat die het meeste had opgezien tegen deze proef was Remy Banjaski. Een stoere man met een grote weerzin voor eng eten. De weerstand was zelfs zo groot dat, toen hij onverwacht een doodgewone hamburger voorgeschoteld kreeg, hij deze niet kon opeten. Zijn hele lijf en wezen kwamen in opstand, omdat hij zichzelf voorhield dat het niet mogelijk kon zijn dat hij een gewone hamburger kreeg.

Iets vergelijkbaars gebeurt in organisaties waar een verandering doorgevoerd wordt. Weerstand is natuurlijk en kritisch zijn is prima. Maar als je jezelf (en de mensen om je heen) er van tevoren van overtuigt dat het niet gaat werken, dat het verspilde moeite is en dat je zeker weet dat het mislukt, dan gaat het ook mislukken. Dan wordt je negatieve vooronderstelling een selffulfilling prophecy. Dan kan je net als Remy de gewone hamburger niet meer zien voor wat het is en dan kan je hem dus ook niet opeten.

Filmpje van deze eetproef zien? Kijk https://www.youtube.com/watch?v=MmYl09aMafQ

cheeseburger-525047_1280

facebooktwitterlinkedin