Effectief vergaderen

In de meeste organisaties wordt er veel vergaderd. Vaak volgen vergaderingen hetzelfde patroon waardoor zij niet effectief zijn. Zo gaat er veel tijd en energie verloren in het herkauwen van bestaande problemen en ontstaat er frustratie bij medewerkers en klanten.

Als eerste kijken we naar het doel van de vergadering. Dat is de basis.”

De structuur

Een goede vergadering volgt een duidelijke structuur. Door bewust te kijken naar de structuur en het vergaderverloop kan bepaald worden wat er gedaan moet worden om weer effectief te gaan vergaderen. Daarna kunnen afspraken gemaakt worden over de nieuwe structuur.

Hoe bereid je een vergadering voor? Hoe bewaak je het nakomen van afspraken? En hoe zorg je er voor dat iedereen gehoord wordt?

Of een team nu juist onervaren deelnemers heeft of iets te enthousiaste vergadertijgers, een goede afstemming over deze onderwerpen scheelt tijd en energie.

Vergadertypes

Iedereen is verschillend. Ook tijdens een vergadering. De een heeft veel ideeën maar is chaotisch. De ander weet precies waar hij heen wil maar is soms wat kort door de bocht. Of iemand wil altijd dat er consensus is, ook al kost dat veel tijd. En natuurlijk niet te vergeten, die collega die het afvinken van de actielijst essentieel vindt, ook als alles al besproken is.

Klinkt vervelend, maar als je nu eens goed gebruik leert maken van elkaars eigenaardigheden? Samen kijken naar je (vergader)type en leren wie waarin goed is!

De voorzitter

Meestal wordt een vergadering voorgezeten door de leidinggevende. Ook wordt er vaak met een roulerende voorzitter gewerkt. Toch hoeft degene die vanuit functie de logische voorzitter is niet de beste voorzitter te zijn. Net als voor alle taken; persoonlijkheid, aanleg en ervaring maken veel verschil.

De voorzitter heeft een grote invloed op de vergadering. Niet op de inhoud, maar wel op de vorm. Daarom kan het heroverwegen van de voorzitter of het (tijdelijk) laten voorzitten van de vergadering door een onafhankelijke derde veel verschil maken.

Effectiever en innovatiever met creatief vergaderen

creatief-vergaderenVaak is het moeilijk om in vergaderingen met echt oplossingsgerichte of innovatieve ideeën te komen. De groep loopt vast in de bekende acties of oplossingen waardoor er geen vernieuwing en verbetering ontstaat.

Door bewust ruimte voor oplossingen te creëren met behulp van een goede structuur en de inzet van creatief denken tools kan er veel winst worden behaald. Dit geeft ruimte voor creativiteit en innovativiteit bij het oplossen van bijvoorbeeld klantvragen, helpdesk calls of het ontwikkelen van nieuwe diensten.

Met behulp van een intake worden de belangrijkste knelpunten bepaald waarna wij kijken welke technieken het meest geschikt zijn in jullie situatie. In de training die volgt leren wij jou en je team of mede leidinggevenden om weer effectief, creatief en innovatief te kunnen vergaderen.